ارائه گزارش در حسابرسی داخلی نقش مهم و غیرقابل انکاری را در جمع بندی فعالیت های این مجموعه در پایان هر بررسی ایفا  میکند. لذا ضروری به نظر  میرسید که در مباحث ارائه شده، فصلی به صورت جداگانه به این موضوع اختصاص داده شود. از سوی دیگر در هنگام حسابرسی عملیاتی در زیرمجموعه های دانشگاه مشخص گردید کارشناسان مجموعه به منظور تدوین آگاهانه و نظام مند اگز رش به روش علمی نیازمند یک الگوی مناسب می باشند. لذا به منظور رفع این نیاز سعی گردید با استفاده از منابع موجود در ابتدا به مفاهیم کلی از جمله نحوه تهیه گزارش، مراحل تهیه اگز رش، انواع گزارش و همینطور نکات کلیدی که  میبایستی حین گزارش ینو سی به آن توجه نمود ارائه گردد و در ادامه چک لیستی که نشا ندهنده قابل قبول بودن گزارش از نظر فنی است جهت راهنمایی کارشناسان فنی گنجانده شود. در واقع ارائه این مباحث در نهایت منجر به یافتن یک دید کلی در خصوص گزارش نویسی خواهد شد. در ادامه به نکات با اهمیت در خصوص تدوین گزارش حسابرسی داخلی که شامل شکل، محتوا، کیفیت و صدور و توزیع گزارش پرداخته شده است. لازم به توضیح می باشد که این مجموعه به صورت جزوه ای جداگانه قبلاﹰ در دسترس کارشناسان مجموعه در حین حسابرسی عملیاتی به منظور گزارش نویسی قرار گرفت. لذا گنجاندن این بحث در این مجموعه در واقع نوعی مستندسازی محسوب شده و در واقع تکمیل کننده فعالیت های صورت پذیرفته نیز می باشد.

حسابرس

به منظور تبیین جایگاه گزارش نویسی و گزارش دهی، لازم می باشد که در ابتدا به معرفی برخی از مفاهیم از جمله سایبرنیتیکس١ اشاره ای گذرا داشته باشیم.

سایبرنیتیکس عبارت است از مطالعه پدیده ارتباط و کنترل در هر نوع سیستم.

حداقل عناصری که یک سیستم سایبرنیتیکی دارد عبارتنداز:

۱. دستگاه آشکارساز یا عیب یاب٢

۲. دستگاه هدایت کننده با انتخاب کننده٣

۳. دستگاه اجراکننده۴

بر اساس مباحث فوق در واقع دقت در گزارش دهی و گزارش نویسی به عنوان جزء مؤثری از سیستم سایبرنیتیکس محسوب می شود.

هر مکانیزم ارتباط و کنترل معمولاﹰ مراحلی به شرح زیر دارد:

۱. اطلاع از وضع مطلوب سیستم.

۲. اطلاع از وضع موجود سیستم.

۳. مقایسه وضع موجود سیستم با وضع مطلوب سیستم به منظور تعیین انحراف ها و مغایرت ها.

۴. اقدام در راستای اصلاح انحراف ها، مغایرت ها و تغییر از وضع موجود به وضعیت مطلوب.

                                                               

  • Cybernitics
  • Detector or Censor
  • Data Processing
  • Governor or Selector

گردآوری اطلاعات برای درک مسائل از اهمیت برخوردار است، ضمن آنکه اطلاعات باید مفید باشد. اطلاعات سودمند دارای ویژگی های زیر است:

  1. صحت و دقت داشته باشد.
  2. سریع و بهنگام باشد.
  3. مرتبط با مسائل و رویدادهای سازمان باشد.
  4. کامل باشد.
  5. تناوب زمانی مناسب داشته باشد
  6. دارای محدوده مشخص باشد.
  7. دارای منشاء و منبع موثق باشد.
  8. دارای شکل و ارائه مناسب باشد.

گزارش چیست؟

»گزارش یک بیانیه رسمی از نتایج یک تحقیق یا هر بررسی است که برای تهیه آن اطلاعات معینی مورد نیاز است و توسط فرد یا هیئتی دستور تهیه آن داده می شود و به وسیله فرد یا افرادی تهیه می گردد. هر گزارش دارای هدفی است و با توجه به هدف از روشی برای تهیه آن استفاده می شود«.

اجزای یک گزارش عبارت است از: 

  1. موضوع یا مسأله
  2. نویسنده یا نویسندگان/ تهیه کننده یا تهیه کنندگان
  3. خواننده/ خوانندگان(مخاطب/ مخاطبین) که استفاده کنندگان از گزارش هستند-  استفاده کنندگان می توانند همان دستوردهندگان یا سفارش دهندگان تهیه گزارش باشند.
  4. ساختار
  5. هدف- ایجاد ارتباطات مؤثر از طریق ارائه اطلاعات معین به خواننده

گزارش نویس برای رسیدن به هدف معین و ایجاد ارتباط مؤثر لازم است هر یک از اجزای گزارش را در تمام مراحل کار در نظر داشته باشد و تهیه کننده باید بداند که گزارش خوب چیست و چه کاربردهایی دارد.

یک گزارش خوب باید: 

  1. متقاعد کننده باشد.
  2. مخاطب/ خواننده را نسبت به پیگیری نتایج حاصله، علاقه مند و مصمم کند.
  3. تمرکز عمل ایجاد کند.

انواع گزارش:  

  1. گزارش آماری: این گزارش معمولاﹰ به صورت دوره ای انجام می شود، فرم های آماری خاصی که از پیش طراحی شده است تکمیل و به سطوح بالاتر ارسال می گردد. گزارش های آماری می بایست با اعداد و ارقام معیار یا هدف مقایسه شود تا در تصم یمگیری کاربرد داشته باشد.
  2. گزارش عملکرد: این گزارش حاصل فعالیت های مختلف سازمان را در یک دوره معین یا در مورد یک موضوع خاص ترسیم می کند. در انتهای گزارش، باید مقایسه ای با عملکرد قبلی سازمان و یا معیارها و استانداردها صورت گیرد که تغییرات مشخص شود.اگر این مقایسه انجام نشود گزارش فاقد ارزش خواهد بود زیرا یک سری ارقام و اعداد، بدون نتیجه خواهد بود و در تصمیم گیری مدیریت نمی تواند تأثیر داشته باشد.
  3. گزارش پیشرفت برنامه: در این نوع گزارش میزان پیشرفت برنامه های اجرایی سازمان به منظور تعیین درصد پیشرفت امور و کسب اعتبارات، بر حسب مقدار پیشرفت و مقایسه با اهداف از پیش تعیین شده تهیه می شود.
  4. گزارش کارگزینی: این نوع گزارش در مورد وضعیت نیروی انسانی سازمان تهیه می شود.
  5. گزارش بودجه و امور مالی: این گزارش وضعیت تنظیم بودجه و عملکرد مالی سازمان را در دوره های مالی یا میان مدت ارائه می کند.
  6.  گزارش وضعیت: این گزارش در باره یک وضعیت خاص تهیه می شود.
  7. گزاش تحقیق/ بررسی/ نظرسنجی و غیره: این گزارش بر اساس هدف خاصی که مدیریت دارد در قالب یک طرح پژوهشی اجرا و نتیجه آن گزارش می گردد و دارای اهمیت زیادی است، زیرا بنا به درخواست مدیریت و در حالی که اطلاعات موجود و جاری سازمان جوابگو نیست برای تصمیم گیری مؤثر، تهیه می شود.
  8. گزارش های خبری: برای انعکاس فعالیت ها، افتتاح مراکز و غیره است که فشرده اینگونه گزارش ها به رسان ههای گروهی ارسال می شود و با کمک عکس و فیلم تهیه می شود.
  9. گزارش ارزشیابی: این نوع گزارش، پس از ارزشیابی برنامه، طرح، وضعیت، موقعیت و یا نیروی انسانی تهیه  میشود و جنبه های مختلف کارایی و اثربخشی را در بر می گیرد.

در ادامه مباحث خواهیم دید که این نوع گزارش نویسی در واقع در بسیاری از موارد دارای فصول مشترک با گزارش نویسی در حسابرسی عملیاتی می باشد. 

به طور کلی در تهیه گزارش به سه مرحله کاری به شرح ذیل باید توجه کنیم تا فرایند نوشتن تا حد ممکن ساده گردد:

  • پیش از نوشتن:
  1.  نویسنده کیست؟ وظیفه نویسنده، تهیه گزارش مناسب با درک و فهم خواننده است.
  2. خواننده چه کسی است و به چه منظوری استفاده می کند؟
  3. مواد و منابع کدامند؟ منابع کسب داده ها باید با دقت انتخاب شوند.

اگر منابع افراد باشند، باید نمونه خوبی از جمعیت مورد بررسی باشند.

منابع باید آگاه باشند و در مورد مساله/ موضوع بررسی، آگاهی و اطلاعات کافی داشته باشند و وابسته به گروه خاصی نباشند.

منابع مشخص باشد و نام آن. تاریخ و شماره چاپ و شماره صفحه مشخص باشد و از نشریات غیرمعتبر و اخبار غیرموثق استفاده نشود.

اگر از گزارش های اداری یا سازمانی استفاده می شود باید نام و نشان سازمان و تاریخ درج گزارش معلوم باشد و در صورت استفاده از فیلم و عکس از صحت آنها مطمئن شد.

  • هنگام نوشتن:
  1.  ساختار نوشته و چارچوب کار چیست؟ چارچوب کار گزارش ها کم و بیش مشابه است و شامل موارد زیر است:
  2.  عنوان: شامل موضوع/ نام نویسندگان یا تهیه کنندگان/نام سازمان متبوع.
  3.  فهرست: شامل عنوان های مطالب گزارش همراه با شماره صفحه.
  4.  چکیده: متنی مختصر و مفید از کل گزارش تا برداشت اولیه و درستی را به خواننده القا کند. حجم چکیده در حدود ۱۵۰ تا ۳۰۰ کلمه است. برای ارسال خبر در رسانه های گروهی نیز استفاده کنید.
  5.  مقدمه: در این قسمت موضوع و یا مساله گزارش معرفی می شود.
  6.  روش گردآوری داده ها: در این قسمت روش کار و ابزار در گردآوری داده ها، نحوه مشاهده ها، منابع اطلاعاتی و چگونگی دسترسی به داده ها و غیره معرفی می شود.
  7.  نتایج: در این قسمت باید یافته های خود را به صورت مرتب و دسته بندی ارائه دهید.
  8.  پیشنهادها/توصیه ها: این بخش از گزارش جهت تصمیم گیری ها، فعالیت ها و مسیرهای اجرایی، چگونگی ادامه آنها و سایر مسائل مدیریتی اهمیت دارد.

طبیعی است که توصیه ها و پیشنهادها باید بر اساس نتایج به دست آمده باشد. توصیه ها و پیشنهادها باید راه حلی بر مشکل یا بهتر شدن موضوع گزارش در برداشته باشند و یا در نظر گرفتن هدف گزارش ارائه شوند تا خواننده به اجرای آنها ترغیب گردد.

توصیه ها باید خواننده را متقاعد کند که اجرای آنها عملی و امکانپذیر است و در صورت امکان، پیشنهادها در قالب برنامه عملیاتی ارائه شوند. توصیه ها باید بسیار روشن و صریح باشند، از کلی گویی بپرهیزید.

اگر بیش از یک توصیه دارید هر کدام را جداگانه فهرست کنید. هر یک از آنها ممکن است تصمیم یا عمل خاصی را توسط افراد مختلف ایجاب کند. توجه داشته باشید که لحن گفتاری که در عبارات توصیه ها به کار می برید بسیار مهم است. سعی کنید با مخاطب خود(چه در نوشته، گفتار شفاهی، فیلم و غیره) به عنوان یک »بیگانه« یا از موضع یک »بازرس« برخورد نکنید. لحن کلام و صراحت بیان رهنمودها، پیشنهادها و فوریت هایی که در توصیه تان به کار به گونه ای باشد که مخاطب را به گزارش خود جذب کنید.

۳ بعد از نوشتن:

  •  بازنگری کی و چگونه انجام می شود؟
  •  کنترل نهایی توسط چه کسی انجام می گیرد؟

پس از نگارش یا تهیه اولیه گزارش باید چند بار آن را با دقت مرور کنید و در صورت امکان از همکاران خود بخواهید که شما را یاری کنند و نقاط قوت و ضعف گزارش(نوشته، فیلم و غیره) را یادآور شوند. در گزارش ما چه بسا تکرار ناپیوستگی، بی سازمانی، بی تناسبی بخ شهای مختلف، زیاده گویی یا زیاده پردازی، ابهام، اشتباه آماری و محاسباتی، غلط های جدولی و نموداری و غیره را یافته باشد. بسیاری از این کاستی ها و ناهنجاری ها با »سرد شدن« نوشته یا اثر، یعنی فاصل هگیری زمانی نویسنده/ تهیه کننده از اثری که برای خود او »تازه و داغ« است و بازنگری و بازخوانی آن کشف می شود. این فاصله زمانی – که اثر داغی و تازگی خود را برای شخص نویسنده یا تهیه کننده از دست می دهد، موجب می شود که او کاستی ها و ضعف های اثر خود را بهتر دریابد. از این رو توصیه  میشود که پس از نوشتن یا تهیه کردن گزارش، مدت کوتاهی از آن فاصله بگیریم و دوباره آن را بازنگری و اصلاح کنیم. در بازنگری، آشکار  میشود که کدام قسمت گزارش نامفهوم و یا مبهم است، کجا استدلال ضعیف است و به شواهد و دلایل قوی تری نیاز است، کجا باید عبارت های زاید و سست را حذف کینم و داده های ناموجه را برداریم.

پرسش های زیر می تواند در بازنگری کمک کننده باشد: 

  • آیا گزارش مطلوب به نظر می رسد و به هدف خود کاملاﹰ نزدیک است؟
  • آیا زبان و سبک تهیه گزارش روان و قابل درک است؟
  • آیا مطالب ارائه شده با نظمی منطقی مرتب شده اند؟
  • آیا بحث ها و استدلال ها، به سهولت قابل پیگیری است؟
  • آیا نتایج توصیه ها، قانع کننده است؟
  • آیا گزارش، مستند و قانع کننده است؟

با توجه به مطالب پیشگفت می توان به صورت نمودار مراحل گزارش را به شکل زیر ارائه نمود:

نمودار مراحل تهیه گزارش

نمودار مراحل تهیه گزارش 

زمین های اولیه، شناسایی منابع اطلاعاتی و چگونگی دستیابی به این منابع، نمی توان گزارش تهیه کرد. با توجه به هدف این بحث که آشنایی بیشتر با تدوین گزارش حسابرسی عملیاتی(ارزیابی اثربخشی، کارآیی و صرفه اقتصادی عملیات سازمان) می باشد. لذا گزارش ارزشیابی با توجه به اهداف حسابرسی عملیاتی بصورت کامل تر بیان می گردد.

همانگونه که قبلاﹰ اشاره گردید گزارش ارزشیابی پس از ارزشیابی برنامه، طرح، وضعیت، موقعیت یا نیروی انسانی تهیه  میشود و جنبه های مختلف کارآیی و اثربخشی را در بر می گیرد.

ارزشیابی طی مراحل زیر انجام می شود: 

  1. سنجش(اندازه گیری)
  2. مقایسه نتایج به دست آمده
  3. قضاوت
  4. تحلیل
  5. تصمیم گیری

گزارش ارزشیابی شامل بخش های زیر است: 

  • نام برنامه
  • نام ارزشیابی کننده/ گروه ارزشیابی کننده
  • تاریخ تهیه گزارش
  • خلاصه
  • مقدمه: علت اجرای برنامه: نیارها، مشکلات و اهداف برنامه و بودجه آن
  • چگونگی اجرا برنامه: نوع اجراء نوع پیمان، نیروی انسانی و غیره
  • روش ارزشیابی: گروه ارزشیابی، جنبه ها و روش ارزشیابی، روش و ابزار گردآوری داده ها، شاخص های اندازه گیری و مقایسه
  • نتیجه ارزشیابی: ارزیابی نتایج، مقایسه نتایج با شاخص ها
  • نتیجه گیری: آیا بودجه/ منابع انسانی/ امکانات کافی بوده است؟

آیا نتایج اثربخش بوده است؟ آیا منابع کارایی لازم را دشته اند، چه تأثیری از برنامه حاصل شده یا خواهد شد؟

چه اصلاحاتی باید انجام گیرد؟ آیا برنامه باید ادامه یابد یا متوقف شود؟ چه توصیه هایی می گردد؟ از اجرای برنامه حاصل شده یا خواهد شد؟

تدوین گزارش حسابرسی 

چنانچه تدوین گزار شهای حسابرسی داخلی مد نظر باشد، در صورتی که حسابرسان ملزم به رعایت استانداردهای بی نالمللی حسابرسی داخلی باشند، مندرجات بند ۲۴۰۰ استانداردهای یاد شده الزامات مربوط را مشخص کرده است. در غیراینصورت، رعایت نکات با اهمیت مربوط به چگونگی تدوین گزارش های حسابرسی داخلی عملیاتی به شرح ذیل توصیه می شود:

نکات با اهمیت مربوط به چگونگی تدوین گزارش های حسابرسی داخلی و عملیاتی 

نکات با اهمیت مربوط به چگونگی تدوین گزار شهای حسابرسی داخلی و عملیاتی به چهار بخش تقسیم می شود:

  • شکل گزارش
  • محتوای گزارش
  • کیفیت گزارش
  • صدور و توزیع گزارش

شکل گزارش 

شکل یا فرمت گزارش باید متناسب با کاربرد مورد نظر، به صورت مکتوب و یا دیگر شکل های قابل بازیابی باشد. با توجه به نیازهای استفاده کنندگان از گزارش حسابرس، کاربرد متحمل و گستره ی توزیع آن، قضاوت حرفه ای تعیین کننده شکل یا فرمت گزارش است، بنابراین شکل یا فرمت گزارش های حسابرسی داخلی و عملیاتی برخلاف گزارش حسابرسی صورت های مالی از الگوی مشخصی پیروی نمی کند.

محتوای گزارش 

محتوای گزار شهای حسابرسی داخلی عملیاتی معمولاﹰ مشتمل بر موارد زیر است:

  •  شرح الزامات قانونی/ مقرراتی  دلایل انجام حسابرسی
  •  معرفی مختصر فعالیت/ واحد مورد حسابرسی  اهداف، دامنه عملیاتی و رویکرد حسابرسی  محدودیت های بااهمیت حاکم بر رسیدگی
  •  معیارهای مورد استفاده جهت ارزیابی نتایج عملکرد  نتایج حسابرسی(شامل یافته ها، نتیجه گیری ها و پیشنهادها)  استانداردهای حسابرسی مشخصی که رعایت شده است.
  •  نظرات مسؤلین فعالیت/ واحد مورد حسابرسی
  •  ماهیت اطلاعات محرمانه و ممتاز حذف شده(حسب مورد)  کیفیت گزارش 

گزارشی با کیفیت تلقی  میشود که موارد زیر در مورد آن رعایت گردد:

  •  به موقع صادر شود.
  •  کامل باشد.
  •  درست باشد.
  •  هدفمند و بی طرفانه تهیه شده باشد.
  •  متقاعدکننده باشد.
  •  تا حد امکان شفاف باشد.
  •  تا جایی که موضوع اجازه می دهد مختصر باشد.

صدور و توزیع گزارش 

چگونگی صدور و توزیع گزارش در بخش دولتی مطابق استانداردهای یا رهنمودهای مربوط(در صورت وجود)، قوانین و مقررات می باشد، اما در بخش غیردولتی چگونگی صدور و توزیع گزارش، حسب مورد مطابق مفاد قرارداد حسابرسی یا نظر کمیته ی حسابرسی و یا نظر مدیریت خواهد بود.

چک لیست گزارش نویسی

در انتها برای اطمینان از اینکه مطالب مهم و حیاتی گزارش فراموش نشود بهتر است فهرستی از آنها تهیه کنید که این فهرست می توان شامل موارد زیر است:

  • آیا عنوان گزارش دقیق است و موضع اصلی گزارش را می پوشاند؟
  • آیا نام نویسنده یا نویسندگان/ تهیه کننده یا تهیه کنندگان آمده است؟
  • آیا واحد دریافت کننده گزارش آمده است و تاریخ دارد؟
  • آیا فهرست مطالب با محتوای گزارش تطابق دارد؟
  • آیا همه پیوست ها به همان ترتیبی که در گزارش آمده اند، در فهرست وجود دارند؟
  • آیا چکیده/ خلاصه گزارش، بیانگر محتوای گزارش است و مطالب گزارش را پوشش می دهد؟
  • آیا چکیده/ خلاصه کامل است و نارسایی ندارد و بدون مراجعه به متن اصلی می توان آن را دریافت؟
  • آیا مقدمه مناسب است؟
  • آیا اهمیت موضوع یا مساله مورد گزارش خوب پرورانده شده است؟
  • آیا روش گردآوری اطلاعات روشن توصیح داده است؟
  • آیا نتیجه(یافته ها) دارای نظمی منطقی است و در راستای هدف گزارش است؟
  • آیا نطقه شروع و پایان هر مطلب روشن است؟
  • آیا جداول و نمودارها کافی و درست است؟
  • آیا تصاویر و نقشه ها واضح و در ارتباط با موضوع است؟
  • آیا تصاویر، مستند هستند و اصل می باشند؟
  • آیا لحن گزارش، تبلیغاتی و احساسی و شعارگونه است؟ یا جدی و قانع کننده؟
  • آیا نتیجه گیری و پیشنهاد از نتایج استخراج شده است؟
  • آیا توصیه ها/ پیشنهادها کاربردی و قابل اجراست؟
  • آیا توصیه ها و پیشنهادها مشکل را حل می کنند یا موقعیتی را تثبیت می کنند؟
  • سایر موارد مثل: سپاسگزاری، منابع، پیوست ها و … .