آموزش حسابداری انبار به شیوه اختلاس یابی

یکی از نقاط حاصلخیز برای اختلاس های بزرگ و بدون هیاهو انبارها هستند. جایی که به راحتی می توان فرمانهای نرم افزار حسابداری انبار و چیدمان را به صورت خیلی حرفه ای و نامحسوس تغییر داده و طبق کنترل باندهای اختلاس کننده و یا حتی شخص متخلف حرکت کند.بله وقتی همه کنترل ها به حسابرسی ختم می شود نباید انتظار داشت که تیم حسابرسی از همه نقاط با خبر شوند، چارچوب کار برای آنها مشخص است و باید پایه ریزی انبار به خوبی آنالیز و کنترل شود تا شرکتها و موسسات موقعی متوجه خسارت ناگهانی نشوند.

درست زمانی که کار کنترل داخلی یک شرکت تولید لاستیک های صنعتی را بر عهده گرفتم از نقطه ای شروع کردم انبار بود نه بانک و خزانه شرکت، چون چارچوب اختلاس و ناامنی در انبار شکل می گیرد و شرکتهایی که انبار ندارند باید محل ها و روش های دیگر را کنترل کنند.صحبت امروز من بیشتر با شرکتها و موساتی که در حوزه صنعتی ، پیمانکاری رو بازرگانی فعال هستند و تمامی امیدشان به نرم افزار انبار و انباردار هست. جالب است بدانید تمام مشکلات معطوف به انبار دار نیست بلکه باید یک شبکه منظم و به هم پیوسته تغیر حالت پیدا کند و از حالت عادی به حالت غیر عادی تغییر کند.

انبار مجازی یا امانی نداریم ! 

نکته ای که لازم است در همین ابتدا به آن تاکید کنم و در آموزش حسابداری انبار کمتر به آن توجه می شود عدم منطقی بودن انبارهای مجازی است.درست مانند حسابهای مجازی و ساختگی این نوع انبارها هم کاملاً بدون پایه اساس بوده و یکی از منطق حادثه خیز در حسابها و سیستم مالی شرکتهاست. گاهاً دیده شده حسابداران برای تراز کردن حسابها از حسابهای ساختگی مانند ” نامعلوم، نامشخص ، برسی نشده ، متفرقه در دست اقدام و ….” استفاده می کنند که حالا همین افتزاح در انبار هم دیده می شود مانند ” انبار موقت، انبار هوایی، انبار مجازی ، انبار اشانتیون های بین راهی و هزاران کلمات عجیب و غریب !

انبار

انبارداری  فقط و فقط باید واقعی و قابل رویت باشد نه بر روی هوا و تصور 

وظایف حسابداری انبار که مدیران مالی باید کنترله های خود مدنظر قرار دهند شامل موارد زیر است:

  • صدور سند ورود و خروج و ثبت دقیق آمار تعدادی و ریالی با توجه به طبقه بندی گروه ، دسته و کد کالا
  • بکارگیری نرم افزارهای ارزان ولی با قابلیت امکان معرفی کاربر با ایجاد سطح دسترسی های محدود به تعداد مورد نیاز.
  • نظارت و بررسی کدینگ فیزیکی و چیدمان کاالاها طبق اصول انبارداری استاندارد
  • معرفی انبار به تعداد دلخواه وگزارشات از کل انبار ها و یا تفکیک هر انبار
  • مشاهده کاردکس هر کالا به تفکیک انبار بصورت پویا در زمان های دلخواه.
  • گزارش موجودی های تعدادی و ریالی یک یا تمام انبارها.
  • گزارش کاردکس تعدادی و ریالی کالاها
  • تعیین میزان حداقل ، حداکثر و نقطه سفارش کالا
    گزارشات متنوع از کلیه رویدادهای مربوط به گردش کالا، به تفکیک کالا و انبار و طرف حساب، در محدوده زمانی دلخواه.

 اقدام مهم بعدی فرم های انبار است که حتما باید در کنترل انبار موجود باشد 

انواع فرمهای انبار

۱) کارت انبار
این فرم جهت ثبت کلیه نقل وانتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار می‌گیرد وتوسط انبار دارتهیه می شود وبرای موارد زیر به کار می رود
الف ) ثبت مقادیر ورودی وخروجی هریک از اقلام موجودی
ب ) مبنای کنترل گردش اقلام موجودی
ج) مبنای مقایسه با کارت حسابداری انبار واصلاح مغایرات
د) تشخیص اقلام کم گردش وراکد
ه) ضبط سوابق سفارش موجودی

۲) برگ درخواست جنس از انبار:
این فرم جهت دریافت کالا ازانبار مورد استفاده قرار می گیرد و توسط مصرف کننده پر می شود ودارای کاربردهایی به شرح زیر است :
الف ) ذکر مشخصات ومقادیر اقلام درخواستی از انبار
ب ) مجوز تحویل جنس به درخواست کننده
ج) مبنای صدور درخواست خرید

۳) حواله انبار (برگ مصرف کالا ) :
این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می شود وتوسط انبار پر می شود ودارای کاربردهای زیر است :
الف ) اعلام نوع ومقدار اقلام صادره از انبار جهت هریک از واحدهای درخواست کننده.
ب ) مبنای ثبت کارت موجودی وحسابداری انبار
ج ) مبنای تهیه صورت خلاصه گردش اقلام در انبار
د ) مبنای قیمت گذاری اقلام صادره .
۴) برگ درخواست خرید :
این فرم توسط انبار تکمیل می گردد و به منظور خرید اقلام برنامه ای یا بر اساس مصوبات شرکت مورد استفاده واقع می گردد.

۵) رسید موقت انبار :
این فرم مشخص کننده این است که جنس به انبار رسیده وتحویل انباردار گردیده ولی به دلایلی چون نرسیدن کامل اجناس ویا بزرگ بودن محوطه ودر راه بودن بقیه ،‌همه آن نرسیده است ،‌دارای کاربردهای زیر است :
الف ) ضبط اطلاعات کلی اقلام وارده هنگامیکه بررسی دقیق اقلام به سرعت امکان پذیر نباشد .
ب ) به عنوان رسید موقت در دست تحویل دهنده است.
ج ) مبنای پرداخت پس کرایه حمل است .

۶) رسید انبار:
‌هنگام دریافت ورسید کالا به انبار این فرم بمنزله تأیید تحویل کالا به انبار بوده وتوسط انبار تنظیم می شود ودارای کاربردهای زیر می باشد:‌
الف ) اعلام وتأئید رسید اقلام وارده به انبار وذکر مشخصات اقلام .
ب ) اعلام رسید محموله های برگشتی از فروش به انبار محصول .
ج ) اعلام رسید اقلام امانی به انبار .
د ) قیمت گذاری اقلام وارده .
ه )ثبت کارتهای موجود وحسابداری آنها .

۷) کارت حساب انبا ر:
‌این کارت توسط مسئول کاردکس مرکزی عمل می شود وتقریباً مثل کارت انبار است بااین فرق که ستون مبلغ هم در آن وجود دارد. یک کارت حساب هم مقدار فیزیکی وهم ریالی را کنترل می نماید .

۸) برگ کنترل اسناد :
‌این فرم همراه یک دسته از فرمها که قرار است از قسمتی به قسمت دیگر فرستادده شوندارسال می شود تادرصورتی که فرمهای ارسالی تعدادشان تغییر کرده باشد مشخص می شود وتوسط قسمت ارسال کننده فرمها تهیه وتنظیم می شود.

۹) برگ درخواست تأمین کالا :
این برگ توسط یکی از دوایر برای انبار جهت درخواست تأمین کالا ارسال می شود .
روشهای مختلف انبار کردن کالا
۱) انبار کردن به ترتیب شماره یا حروف (با درنظر گرفتن حداکثر موجودی )
۲) انبارکدرن به ترتیب شماره یا حروف ( با درنظر گرفتن حداقل موجودی )
۳) انبار کردن به ترتیب ورود موجودیها ( کالاها )
۴) انبار کردن به ترتیب ورود وبا دراختیار داشتن سیستم شماره قفسه .

انبارگردانی وکنترل انبارها :‌
برای کسب اطمینان از صحت عملیات موجودی انبارها وجهت کشف واصلاح تفاوتهای موجود میان مقدار واقعی موجودی ومانده کارتهای معین مواد ضروری است تا موجودی گیری ادواری بعمل آید . تفاوتهای موجود مذکور ممکن است دارای علتهای متعددی باشدکه اهم آنها عبارتند از :
۱) اشتباه در نقل وانتقال اطلاعات صورتحسابها به کارتها
۲) اشتباه درهزینه یابی مواد مورد درخواست
۳) عدم ثبت صورتحسابها یادرخواست مواد
۴) هر نوع اشتباه در اثر نرسیدن اطلاعات ورودی وخروجی
۵) ضایعات یا اختلاس

آموزش حسابداری انبار

موجودی گیری ادواری یا انبارگردانی چه در سازمانهای دولتی وچه خصوصی به روشهای مختلف صورت می گیرد. کنترل انبارها ممکن است توسط مقامات مجاز ومسئول سازمان بعمل آید که کنترل داخلی نامیده می شود یا اینکه توسط مقامات مجاز ویاهیئت حسابرسی ویژه ای از خارج سازمان به عمل می آید که به آن کنترل خارجی گویند . درطول سال ،‌ممکن است که انبارها درچند نوبت وتوسط گروهها ومقامات مختلف آن هم به طور رسمی یا غیر رسمی مورد بررسی وکنترل قرار بگیرد، لذا کنترل دقیق وکامل گردش عملیات وموجودی انبار ها در پایان سال از اهمیت خاصی برخوردا رخواهد بود وبایدحتماً به مرحله اجرا درآید .
ارزیابی موجودیهای انبار وقیمت گذاری اقلام انبار:
تعیین بهای اجناس بخصوص درمؤسسات تولیدی وانتفاعی دارای ارزش خاصی است بطور کلی تمام اقلام هزینه های مربوط به ورود جنس به انبار تامرحله صدور آن از انبار در ردیف عوامل متشکله قیمت تمام شده کالا می باشد اما قبل از بیان شیوه های ارزیابی ادواری یا دائمی موجودیها بهتر است تا ابتدا به گردش فیزیکی وبهای تمام شده که از بخشهای خاص خود در ارزیابی های اقلام انبار ومصرف آنها دست اشاره ای داشته باشیم .

بررسی و مطالعه دستورالعمل شمارش موجودیها یا انبارگردانی:
این دستور العمل توسط صاحبکار(دو هفته قبل از انبار گردانی) تهیه می شود و حسابرسان آن را بررسی می کنند تا از کفایت ان اطمینان یابند. چنانچه دستورالعملهای شمارش موجودیها، کافی و مناسب باشد، مسولیت حسابرسان در طول شمارش، بیشتر به حصول اطمینان از اجرای صحیح و دقیق دستورالعملهای مزبور منحصر می شود.)
مسول کار حسابرسی نیز باید پیش از موعد، برنامه ریزی کند تا بتواند اعضای تیم رسیدگی را آماده و از انها به گونه ای موثر در طول شمارش موجودیها استفاده کند.
حسابرس باید تاریخهای شمارش موجودیهای صاحبکار، میزان شمارشهای آزمایشی، تعداد حسابرسان مورد نیاز در هر انبار و مدت زمان برآوردی برای انجام شدن شمارش را تعیین کند.
ممکن است شما بعلت تخصصی بودن موجودیهای انبار (بعنوان مثال تجهیزات دریایی) از مهندسان یا سایر کارشناسان یاری بخواهید که در این صورت ترتیب این کارها باید از قبل داده شده باشد.
همچنین شما از موسسه حسابرسی خود دستورالعمل کتبی دریافت می کنید که نباید در اختیار صاحبکار قرار گیرد.
این دستورالعمل شامل مواردی مانند اعضای تیم رسیدگی به شرکت مزبور و دستور بررسی دستورالعمل صاحبکار و نظارت بر اجرای ان و همچنین ذکر این نکته که برای تعیین دقیق شمارش موجودیها مقداری مثلا حدود ۵% موجودیها را حسابرسان بطور آزمایشی شمارش کنند
و موارد دیگر …
نکته مهمی که باید به آن اشاره کنم این است که شمارش موجودیها یا کنترل شمارش موجودیها یا سرپرستی ان وظیفه حسابرسان نیست، بلکه وظیفه مدیریت صاحبکار است.
حسابرسان بر شمارش موجودیها نظارت می کنند.دوستان عزیز انبار در روزهای انبارگردانی معمولا کالایی را دریافت یا صادر نمی کند.مگر اینکه کالای مورد نظر اهمیت زیادی داشته باشد و در این صورت باید با مجوز حسابرس این کار انجام بگیرد.
صاحبکار باید کالای نایاب یا آسیب دبده را از دیگر کالاها جدا کند و شمای حسابرس باید بدانید که همانطور که در ابتدا گفتم منظور از موجودیهای مواد و کالا چیست
دیدید که این کالاها یعنی کالاهای معیوب را شامل نمی شوند بنابراین در فرآیند انبار گردانی شمارش نمی شوند. چون این کالاها به ارزش خالص بازیافتنی که همان ارزش قراضه شان می باشد شناسایی می شوند.
باید دقت شود که تمام موجودیهای متعلق به صاحبکار شمارش شوند و اطمینان یابیم که کارکنان صاحبکار از دستورالعملهای کتبی مدیریت پیروی می کنند.
شمارش موجودیها معمولا توسط دو گروه دو نفره انجام میشود. شمارش بدین صورت است که یک نفر شمارش کرده و نفر دیگر نیز کار ثبت را بر روی کاردکس یا همان برگه شمارش بر عهده دارد.
در ضمن روی کاردکسها مطالبی از جمله نام و مشخصات کالا مثلا واحد اندازه گیری آن (لیتر، تعداد، حلقه و …) نوشته شده است. و محلی نیز برای درج تعداد شمارش در نظر گرفته شده است. ضمنا این برگه ها باید از پیش شماره گذاری شده باشند. که این شماره گذاری بر اساس منطق خاص خود شرکت انجام می شود.
حسابرسان در طول نظارت بر شمارش موجودیها، تعدادی از اقلام موجودی را انتخاب و بطور آزمایشی شمارش می کنند. میزان شمارشهای آزمایشی بسته به خطر ذاتی و اهمیت موجودیهای صاحبکار و همچنین میزان کنترلهای داخلی صاحبکار بر موجودیها بسیار متفاوت خواهد بود.
حسابرسان گرامی باید زمانی شمارش خود را انجام دهید که برگه های شمارش جمع نشده باشند.
حسابرسان هنگام مقایسه شمارشهای آزمایشی خود با برگه های شمارش موجودیها نه تنها به اشتباهات مربوط به مقادیر کالاها، بلکه به اشتباهات مربوط به شماره کالا، مشخصات کالا، مبنای اندازه گیری و سایر جنبه های اقلام موجودیهای کالا توجه می کنند.
چنانچه اختلافی مشاهده گردید . کالای مورد نظر باید بیدرنگ توسط کارکنان صاحبکار دوباره شمارش و رفع ایراد شود.
اطلاعات مندرج در برگه های شمارش عینا به صورتهای شمارش دارای شماره ردیف نقل می شود.

راه آسان‌تری برای ارتباط با کاربران‌مان پیدا کرده‌ایم :) کانال تلگرام چابک

دیدگاه ها

امکان ارسال دیدگاه برای این مطلب وجود ندارد.