اسناد حسابداری عبارت از نوشته ای است که در آن یک یا چند مورد از عملیات مالی و پولی و محاسباتی انجام شده و به حسابهائی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده ، تجزیه می شود.
چنین مدرکی پس از امضای مرجع ذیصلاح و صدور آن ، قابل ثبت در دفاتر روزنامه، کل و معین است.
باید توجه داشت که برگه یا سند حسابداری دارای ستونهایی برای ثبت شماره حساب در دفتر معین می باشد.سند حسابداری که در قسمت مالی هر موسسه مورد استفاده قرار می گیرد ممکن است از نظر رنگ یا اندازه و یا تعداد ستونها با هم فرق هایی داشته باشند، یک سند معمولی که امروزه در اکثر موسسات برای فعالیتها از آن استفاده می شود شامل موارد زیر می باشد:
سند هزینه هبارت از مدارک مثبته ای است که با تنظیم و تائید آن از دریافت کالا و خدماتی که مبالغ آن طی یک صورتحساب مطالبه گردیده، اطمینان حاصل می شود.
در موسسات بزرگ ، یکی از روش های موثر کنترل داخلی پرداختهای نقدی ، استفاده از سند هزینه برای پرداختهای نقدی است .در این سند تمام رویدادهای نقدی شامل پرداخت هزینه های مختلف ، خرید دارایی ها و پرداخت بدهیها درج می گردد.سند هزینه قبل از صدور چک بایستی به تایید و تصویب مدیر یا مدیران مسئول و موظف برسد.
مثال) اگر موسسه یا شرکتی برای مشتری خود خدماتی انجام دهد ، در سند مربوطه به صورت زیر بدهکاران (مشتریان) بدهکار ، و درآمد بستانکار می گردد.
ردیف | شرح حساب | بدهکار | بستانکار |
۱ | بدهکاران(مشتریان) | ** | |
۲ | درآمد | ** |
بک موسسه در ازای خرید کالا یا دریافت خدمات ، مخارجی را متحمل می شود .این مخارج ممکن است بصورت پرداخت نقد، واگذاری اقلامی از دارایی ، ایجاد بدهی یا ترکیبی از این عوامل باشد.در طول عمر یک موسسه همه مخارج مالا به هزینه تبدیل می شود.اما در فواصل زمانی کوتاهتر ممکن است مخارج جنبه دارایی یا هزینه پیدا کند . در موقع خرید کالا و اجناس سند مربوطه پس از تکمیل مدارک مربوط به خرید ، به شکل مثال زیر صادر می گردد.
مثال) اگر شرکت شهاب در تاریخ ۱مهر سال ۱۳x8 اقدام به خرید یک دستگاه کامپیوتر کند ، سند مربوطه به شکل زیر ثبت می شود:
تاریخ | شرح حساب | بدهکار | بستانکار |
۱مهر۱۳x8 | اثاثیه اداری | ** | |
بانک(بابت خرید یک دستگاه کامپیوتر) | ** |
هنگامیکه یک موسسه خدماتی برای دیگران انچام و یا کالاهایی به آنان تحویل می دهد مبالغی از ایشان دریافت می دارد و یا اینکه از آنان معادل قیمت خدمات و کالاهای
مذکور طلبکار می شود . در صورت اول موجودی نقدی ، صندوق ، در صورت دوم حساب مطالبات (اسناد وصولی و بدهکاران ) و در هر صورت ، دارایی موسسه افزایش
میابد.