هر تاجری به استثنای کسبه جزء ، مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت دادگستری به موجب نظامنامه ای قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد :
دفاتر ذیل قبل از آنکه چیزی در آن نوشته شده باشد توسط نماینده اداره ثبت امضاء خواهد شد. دفتری که برای امضاء به متصدی امضاء تسلیم می شود باید دارای نمره ترکیبی و قیطان کشیده باشد و متصدی امضاء مکلف است صفحات دفتر را شمرده در صفحه اول و آخر هر دفتر ، مجموع عدد صفحات آن را با تصریح به اسم و رسم صاحب دفتر نوشته با قید تاریخ امضاء ، و دو طرف قیطان را با مهر سربی که وزارت دادگستری برای این مقصود تهیه می نماید ، منگنه کند .لازم است کلیه اعداد حتی تاریخ با تمام حروف نوشته شود .کلیه معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکور باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوص نوشته شود و تاجر باید تمام این دفاتر را پس از ختم ، هر سال لااقل ده سال نگه دارد.
برابر قانون تجارت ، دفاتر روزنامه ، کل و دارایی باید ثبت و پلمپ شوند. اما در عمل ، دفتر دارایی که باید ریز دارائیها و بدهیهای تاجر تا پانزدهم فروردین ماه سال بعد در آن ثبت شود ، پلمپ و نگهداری نمی شود زبرا اطلاعات مزبور در دفتر کل و صورتهای مالی وجود دارد . امروزه دفتر کل و صورتهای مالی جایگزین دفتر دارایی شده و دفتر مزبور در عمل ثبت و پلمپ نمی شود.
الف) هر سند در فواصل معینی از سطور ثبت شود و اینکار در یک دوره مالی بطور یکسان رعایت گردد.
ب) شرح هر سند به اختصار و وضوح کامل نوشته شود تا در مراجعات بعدی ابهام بوجود نیاید.
ج) از جای سفید گذاشتن سطور با صفحات بیش از حد متعارف خودداری شود.
د) بین سطور و حواشی دفتر نبایستی رقمی یا مطالبی نوشت.
ه) از قلم خوردگی و تراشیدن و پاک کردن یا محو نمودن ارقام و مطالب بوسیله مواد شیمیایی و همچنین پاره نمودن اوراق دفتر بایستی اجتناب کرد.
و) در صورت تغییر ارقام بعلت اشتباه ثبت در یکی از ستونهای بدهکار یا بستانکار و یا هر دو ستون ، رقم اشتباه شده را با قلم قرمز خط کشیده و بالای آن رقم صحیح درج
شود.
الف) رعایت موارد مندرج در بند "ج" و "د" و "ه" و "و" ذکر شده در مبحث دفتر روزنامه در مورد ثبت ارقام در دفتر کل.
ب) در هر سطر دفتر کل یک مورد از عملیات مالی و پولی انتقالی از دفتر روزنامه عمومی طی شماره و تاریخ در یکی از ستونهای بدهکار یا به ستانکار آن ثبت می شود.
ج) پس از انتقال ارقام دفتر روزنامه عمومی در دفتر کل در پایان هرروز جمع ستونهای بدهکار و بستانکار هر حساب را زبر هر ستون با مداد یادداشت کرده و برای تهیه گزارشات مالی و اطمینان از صحت ارقام ثبت شده می توان جمع عملیات دو ستون بدهکار و بستانکار و همچنین مانده حسابهای استخراجی از دفتر کل را در فرعی جداگانه بنام ترازآزمایشی نشان داد.
مثال) در اول مهرماه ۱۳x9 آقای شایان پور مبلغ ۶/۰۰۰/۰۰۰ ریال در موسسه شایان سرمایه گذاری کرد، طرز ثبت معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه و دفتر کل بصورت زیر است:
(افتتاح حساب جاری شماره ۱۱۰۱ نزد بانک ملی )تاریخ | ۱۳x9 | عنوان حسابها و شرح | عطف | بدهکار | بستانکار |
۱ | ۷ | بانک | ۶/۰۰۰۰/۰۰۰ | ||
سرمایه | ۶/۰۰۰/۰۰۰ |