نمونه ای از آن به شرح زیر است:
هرحساب شامل سه رقم است که اولین رقم سمت چپ طبقه اصلی حساب به شرح زیر می باشد:
دفتر معین ، دفتری است که برای تفکیک و مجزا ساختن هریک از حسابهای دفترکل برحسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگاهداری شود.
کارتهای حساب در حکم دفترمعین است .
حسابهای دفتر معین حسابهای دریافتنی ، دارای سه ستون برای ثبت مبالغ است ، ستون بدهکار ، ستون بستانکار و ستون مانده ، که بدهی هر مشتری را به روز نشان می دهد.حسابهای افتتاح شده در دفتر معین حسابهای دریافتنی ، غالبا مانده بدهکار دارند.در صورتیکه مانده حساب هریک از مشتریان به علت پرداخت اضافی توسط وی و یا به هر دلیل بستانکار باشد، واژه مانده بستانکار بایستی بعد از مبلغ مانده در ستون مربوطه قید گردد.
شکل حسابهای دفتر معین حسابهای پرداختنی ، مشابه دفتر معین حسابهای دریافتنی است.حسابهای موجود در دفتر معین حسابهای پرداختنی طبعا مانده بستانکار دارد.
دفاتر معینی که معمولا در موسسات نگهداری می شوند،عبارتند از : دفتر معین بانک، دفتر معین بدهکاران ، دفتر معین اموال و دفتر معین بستانکاران . دفاتر معین از دفاتر قانونی نیستند و می توانند به صورت کارتهای آزاد باشند.معمولا برای سهولت مراجعه به صفحات دفتر معین ، حسابها در این دفاتر به ترتیب حروف الفبا نگهداری می شوند.
مثال) یک نمونه خط کشی شده حساب در دفتر معین بدهکاران در زیر نشان داده شده است .دفتر معین بستانکاران نیز به همین شکل می باشد.
دفتر معین حسابهای دریافتنی
نام مشتری (بدهکار)
آقای ..............
تاریخ | شرح | شماره دفترروزنامه | بدهکار | بستانکار | تشخیص | مانده | |
۱ | ۱۳x9 | منقول از صفحه ....... |
اغلب واحدهای تجاری ، از یک یا چند دفتر معین استفاده می کنند، این دفاتر شامل گروههایی از دفاتر حسابهای استخراج شده مرتبط از دفتر کل می باشد.یکایک اقلام مربوط به هر حساب دفتر کل که ریز آن در دفتر یا کارت معین، نگهداری می شود . معمولا در پایان هر روز به حساب مربوط در دفتر معین نقل می گردد و پس از آن در ستون عطف مربوط ، علامت تیک (√) گذاشته می شود تا معلوم گردد که انتقال یافته است . سپس تاریخ معامله در ستون تاریخ و شماره صفحه دفتر روزنامه ، در ستون عطف حساب یا کارت معین ، وارد می شود.
حسابهای دفتر معین حسابهای دریافتنی دارای سه ستون برای ثبت مبالغ است . ستون بدهکار ، ستون بستانکار، ستون مانده که مانده بدهی هر مشتری را به روز نشان می دهد.حسابهای افتتاح شده در دفتر حسابهای دریافتنی غالبا مانده بدهکار دارند .
شکل حسابهای دفتر معین حسابهای پرداختنی مشابه دفتر معین حسابهای دریافتنی است که حسابهای موجود در دفتر حسابهای پرداختنی طبعا مانده بستانکار دارد.در دفاتر معین یا کارتهای معین رایج در کشورمان قبل از ستون مانده ، ستونی به نام تشخیص وجود دارد که ماهیت مانده (بدهکار یا بستانکار) در این ستون نوشته می شود.
کدگذاری حسابهای معین
همانند دفتر کل که برای هر حسابی یک شماره اختصاص داده می شود . در دفتر معین هم برای هر مورد ، شماره ای اختصاص داده می شود .شماره ها و علائمی که در ستون عطف منعکس می شود ، بیانگر آن است که هریک از مبالغ ثبت شده در این حساب از صفحات مشخص کدامیک از دفاتر روزنامه عمومی و یا اختصاصی منتقل شده است ، به عبارت دیگر نوشتن شماره صفحه و کدگذاری رابطه یا عطف متقابلی بین دفاتر ایجاد می نماید که ردیابی ثبتها و بررسی مجدد رویدادهای مالی را امکان پذیر می کند.به عنوان مثال اگر یک موسسه ای دارای ۳۰۰۰۰ نفر کارمند باشد حساب کل بنام کارکنان و حساب معین برای هر نفر تحت یک شماره خاص ایجاد و افتتاح می شود که اصولا جهت سهولت کار با شماره های مربوط شناخته می شود.
معمولا بعد از صدور سند و ثبت در دفتر روزنامه ، کلیه حسابها به تفکیک سرفصل مربوطه در دفتر کل به ترتیب تاریخ ثبت می گردد و در پایان هر دوره مالی (اعم از ماهانه -یا شش ماهه یا سالانه) هریک از ستونهای دفتر کل جمع زده شده و مانده بدهکار یا مانده بستانکار هر حسابی مشخص می گردد و در زمان گزارش حسابها ، اصولا در تراز آزمایشی چهارستونی ، جمع ستون بدهکار و جمع ستون بستانکار و مانده هر حسابی (بدهکار یا بستانکار ) به ترتیب شماره حساب (دارایی های جاری - ثابت - بدهیها - سرمایه و ...) در تراز آزمایشی نوشته و ثبت می گردد.تراز آزمایشی تهیه شده تقریبا یکی از بهترین گزارش حسابها می باشد.
سیستم حسابداری باید طوری مجهز شود که بتواند بهترین و کاملترین صورت حسابها و گزارشها را تهیه و تنظیم کند در صورتیکه انجام این مهم بنحو احسن از عهده سیستم حسابداری برنیاید سیستم مذکور کامل و ارزنده نیست و هرچه زودتر بایستی به دفع نقایص موجود در آن اقدام شود.
البته گزارشهای حساب ممکن است علاوه بر اعداد و ارقام شامل توضیحات بسیار دیگری نیز باشد .همچنین ، این صورت حسابها ممکن است وضع مالی یا نتیجه عملیات موسسات را در زمانهای مختلف با یکدیگر مقایسه کند.
ادامه دارد ....