فرآیندها موجودات زنده سازمانها هستند، این موجودیتها برای رشد و بالغ شدن نیاز به توجه و بازبینی داشته و ایجاد بهبود مستمر یکی از مهمترین مقوله ها در طراحی فرآیندهای سازمانی می باشد.از دیگر سو سازمانها همواره از پیچیدگیهای بسیار در تغییر در سامانههای نرمافزاری خود برای پوشش نیازمندیهای جدید که در طی بهبودهای فرآیندی خود به وجود میآیند گلهمندند. در نتیجه در این چرخه معیوب که هزینه ایجاد تغییرات فرآیندی در سیستمهای اطلاعاتی موجود سازمانها هزینه بر است بعضا بهبود فرآیندها نیز نادیده گرفته میشوند که این امر باعث افول سازمان و کاهش بهرهوری سازمان میگردند. در این شرایط سازمانهایی که به شیوه چابک عمل نمودهاند تا حدودی با همت جمعی و فردی افراد و مدیران بر دشواریهای اشاره شده فائق آمدهاند.
این مساله به عنوان یکی از مهمترین دغدغههای سازمانها در دهههای اخیر، لزوم ایجاد محیطی توسعهپذیر و منطبق و ساده را ایجاد مینمود که باعث ظهور مقولهای جدید در دنیای فناوری اطلاعات گردید که با نام «مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPM» شناخته میشوند. توسعههای وسیعی از مفهوم فوق ایجاد گردیده و باعث نزدیکی هر چه بیشتر دو دنیای متفاوت کسب و کار و فناوری اطلاعات گردیده است. در این فضای شکل گرفته مدیریت فرآیندهای کسب و کار با کمترین هزینه و سرعت بالا امکانپذیر بوده و به نحوی تحلیلگران کسب و کار نیز به عنوان بخشی از توسعه سامانه میتوانند نقش اصلی خود را در ایجاد سامانه ایفا نمایند و با سرعت و چابکی بسیار بیشتری توسعه سامانههای نرمافزاری مورد نیاز سازمان را در دستور کار سازمان قرار دهند.
از نکات بسیار مهم در سامانههای مدیریت فرایندهای کسب و کار امکان بهرهجستن از قابلیتهایی است که زیرساختهای فوق را در اختیار توسعه دهنده قرار میدهد منجمله امکان مانیتورینگ فرآنیدها و مشاهده گلوگاههای فرآیندی که این موارد به عنوان یک ابزار دقیق به تحلیلگر فرآیندی و کسب و کار کمک میکند تا فرآیند را بهبود بخشیده و عملا سازمان با بهبودهای مستمر لحظه لحظه به بلوغ خود نزدیکتر شود.