نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم در هر زمانی از سال قابل پیاده سازی و استقرار می باشد و برای مانده حسابها از سایر نرم افزارها یا از سیستم دستی به نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم کافی است تا مانده اطلاعات خود را دسته بندی و آماده کرده و بر اساس آموزشی که در ادامه خواهیم گفت به نرم افزار وارد کنید و سند افتتاحیه اولین سال مالی خود را در نرم افزار حسابداری سپیدار ثبت نمائید.
برای صدور سند افتتاحیه برای اولین سال مالی در نرم افزار حسابداری سپیدار باید از منوهای عمودی سمت راست نرم افزار،منوی شرکت را انتخاب و از قسمت عملیات فرم "عملیات اول دوره" را انتخاب نمائید.در فرم عملیات اول دوره ما نیاز به یک سری اطلاعات داریم که این اطلاعات از فرم های مختلف قابل ثبت می باشد.اطلاعاتی که شما باید آماده کنید تا به نرم افزار سپیدار سیستم انتقال یابد به شرح زیر می باشد:
هر کدام از آیتم های فوق را باید در فرم های مرتبط با آن ثبت نمائید.در ادامه مسیر دسترسی به این فرم ها را خواهیم گفت.
یکی از اقلام مورد نیاز برای صدور سند افتتاحیه در نرم افزار سپدار سیستم،مشتریان و تامین کنندگان هست.برای انتقال مانده حسابهای مشتریان و تامین کنندگان کافی است فرم طرف حساب را انتخاب نمائید.
اگر فرم طرف حساب را به یاد داشته باشید،در این فرم در قسمت پائین یک تب داریم بنام جزئیات.در این قسمت دو چک باکس داریم بنام تامین کننده و مشتری.
بعد از اینکه مانده حساب طرف مقابل های خود را در این قسمت وارد نمودید،اطلاعات وارد شده را می توانید در فرم "مانده اول دوره" و در تب تامین کنندگان و مشتریان مشاهده نمائید.
در فرم عملیات اول دوره،یک قسمت داریم بنام "کالا".هر اطلاعاتی که در نرم افزار تامین کنندگان و انبار سپیدار سیستم و در فرم رسید انبار از نوع ابتدای دوره وارد کنیم در این قسمت نمایش داده می شود.ذکر این نکته ضروری است که اطلاعات کالاهایی در این قسمت نمایش داده می شود که علاوه بر مقدار اول دوره،قیمت اول دوره کالا وارد شده باشد.
همانطور که در تصویر فوق قابل مشاهده است،اطلاعات اول دوره کالاهای خود را باید در سند موجودی اول دوره و بصورت مقداری و ریالی واردکنیم.بعد از اینکه اطلاعات وارد شده را با استفاده از دکمه های ذخیره کردیم،در فرم عملیات اول دوره نرم افزار حسابداری سپیدار قابل مشاهده می باشد.
برای انتقال مانده حسابهای بانکی باید از نرم افزار دریافت و پرداخت سپیدار ، قسمت عملیات و تعریف حسابهای بانکی استفاده نمائیم.وقتی که فرم تعریف حسابهای بانکی نمایش داده شد، اطلاعات فیلدهای بانک ، شعبه و شماره حساب بانکی را وارد نموده و در فیلد "موجودی اولیه" باید مانده حساب بانکی خود را وارد کنیم و در نهایت با کلیک بر روی دکمه های اطلاعات خود را ذخیره کنیم.
در صورتی که اطلاعات مانده حسابهای بانکی خود را بطور صحیح وارد نموده باشید،در فرم عملیات اول دوره و در قسمت بانکها اطلاعات مانده حسابهای بانکی به شما نمایش داده خواهد شد.
برای انتقال مانده اول دوره صندوق ها به نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم از منوی دریافت و پرداخت،قسمت عملیات فرم "صندوق جدید" را انتخاب نمائید.بعد از اینکه فرم صندوق را انتخاب نمودید،در فرم صندوق جدید می توانید مانده صندوق خود را وارد نمائید.بعد از اینکه اطلاعات خود را وارد نمودید می توانید بر روی دکمه های تا اطلاعات وارد شده در نرم افزار ذخیره گردد.
در صورتی که اطلاعات خود را در فرم صندوق وارد کرده باشید،این اطلاعات در فرم سند افتتاحیه اول دوره و در قسمت صندوق نمایش داده می شود.
چک های استقرار پرداختی در واقع همان مانده اسناد پرداختنی در سیستم قبلی شما می باشد که باید اطلاعات آن را در نرم افزار دریافت و پرداخت و در فرم اعلامیه پرداخت ثبت نمائید.برای ورود اطلاعات مربوط به چک های استقرار پرداختی باید از منوی سمت راست نرم افزار سپیدار،وارد منوی دریافت و پرداخت شده و فرم اعلامیه پرداخت را انتخاب نمائیم.
بعد از اینکه فرم اعلامیه پرداخت به شما نمایش داده شد باید اطلاعات مورد نیاز را وارد نمائید.اطلاعاتی که در این فرم مورد نیاز هست به شرح زیر می باشد:
فیلدهای ضروری هدر فرم:
فلدهای ضروری آیتم فرم:اطلاعات باید در قسمت "چک" وارد گردد.
نکته مهم ) برای اینکه اطلاعات چک های پرداختی،در فرم عملیات اول دوره نمایش داده شود باید تیک استقرار در هدر فرم اعلامیه پرداخت فعال گردد.در اینصورت اطلاعات چک های پرداختی در فرم عملیات اول دوره نمایش داده می شود.
نحوه ثبت اطلاعات چک های دریافتنی هم مثل چک های پرداختنی است و شما باید از طریق نرم افزار دریافت و پرداخت سپیدار سیستم و قسمت عملیات،فرم رسید دریافت را انتخاب نمائید.بعد از اینکه باز شدن فرم رسید دریافت باید اطلاعات هدر و آیتم رسید دریافت را به شرح زیر وارد نمائید:
فیلدهای ضروری آیتم رسید دریافت:
نکته مهم ) برای اینکه اطلاعات چک های دریافتی،در فرم عملیات اول دوره نمایش داده شود باید تیک استقرار در هدر فرم اعلامیه دریافت فعال گردد.در اینصورت اطلاعات چک های دریافتی در فرم عملیات اول دوره نمایش داده می شود.
فلدهای ضروری آیتم فرم:اطلاعات باید در قسمت "چک" وارد گردد.
بعد از اینکه اطلاعات فیلدهای اشاره شده را ثبت نمودید باید با استفاده از دکمه های اطلاعات وارد شده در فرم رسید دریافت را ذخیره نمائید.
بعد از اینکه اطلاعات چک های دریافتنی و یا پرداختنی را در فرم رسید دریافت و اعلامیه پرداخت بصورت استقراری ثبت نمودید،حالا می توانید اطلاعات وارد شده خود را در فرم عملیات اول دوره و در قسمت های مربوطه مشاهده نمائید.
اطلاعات این بخش از طریق فرم استقرار در نرم افزار دارایی ثابت قابل تکمیل استفاده می باشد.برای این منظور از منوی عمودی سمت راست نرم افزار سپیدار سیستم کافی است منوی دارایی ثابت را باز نموده و از فرم های موجود،فرم استقرار را انتخاب نمائید.
بعد از اینکه فرم استقرار دارایی ها به شما نمایش داده شد،مانده اطلاعات دارایی های ثابت خود را در این فرم وارد نموده و اطلاعات را ذخیره نمائیدتوجه داشته باشید که حتما بهای تمام شده و استهلاک انباشته دارایی های خود را در این قسمت بدرستی وارد نمائید.در صورتی که اطلاعات مربوط به این فرم را بدرستی وارد نموده باشید،در فرم عملیات اول دوره و در قسمت دارایی و استهلاک انباشته این اطلاعات را می توانید مشاهده نمائید.
حالا که تمامی اطلاعات مربوط به سند افتتاحیه اولین سال مالی خود را وارد نمودید لازم هست که اقدامات زیر را انجام دهید تا این اطلاعات به سند حسابداری تبدیل شوند.برای اینکار لازم هست معین افتتاحیه و واسط سند حسابداری خود را تعریف و انتخاب نمائید.برای این منظور می بایستی از طریق تعریف کدینگ اقدام نمائید که قبلا آموزش داده شده است.
پیشنهاد این هست که در حساب های انتظامی یک حساب کل ایجاد کنید بنام تراز افتتاحیه و یک معین بنام معین افتتاحیه ایجاد کرده و از این معین برای سند افتتاحیه استفاده نمائید.
بعد از اینکه معین واسط خود را تعیین کردید در فیلد شرح،شرح سند حسابداری را وارد نمائید.بهتر است برای این سند عبارت "سند افتتاحیه" را مورد استفاده نمائید که در تمامی گردشها برای شما ملموس باشد.
بعد از اینکه اطلاعات هدر فرم عملیات اول دوره را وارد کردید در هر قسمت باید وضعیت اطلاعات خود را به بررسی شده تغییر بدهید.بدین منظور لازم هست وارد هر قسمت شده و روی هر آیتم کلیک راست نموده و گزینه "تایید همه موارد" را انتخاب نمائید.در تصویر نمایش داده شده است: