شما به عنوان یک مدیر، علاقهمندید که بتوانید سرعت انجام کارهای جاری و روزمره را در سازمانتان بالا ببرید. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواستها و نامهها میشود. تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - ۲۰۰۶) نشان میدهد سازمانها و شرکتهای سنتی عملا تنها از ۳۰٪ زمانی که صرف فرایندهایشان کردهاند، ارزش افزوده دریافت میکنند و از ۷۰٪ باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمیشود.
سیستمهای اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخشهای متنوعی از فرایندهای اداری، راه حلی جهت رفع مشکلات مطرح شده در بالا محسوب میشوند. در ادامه، برخی از تعاریف متعددی که در زمینه اتوماسیون اداری ارائه شده است را مرور میکنیم:
تعاریف متعددی از سیستمهای اتوماسیون اداری ارائه شده است. برخی از این تعاریف به شرح زیر است:
بطور کلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد میشود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شمارهدهی مکاتبات شامل انواع نامههای اداری به کار میرفت. امروزه سیستمهای نرمافزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرمها، نامهها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمانهایی مانند سازمانهای دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب میشود.
یک سیستم اتوماسیون اداری از بخشها و ماژولهای مختلفی تشکیل شده است. همانطور که در بالا نیز اشاره شد، امروزه سیستمهای اتوماسیون اداری تکامل یافتهاند و طیف وسیعی از فعالیتهای سازمانی و برون سازمانی را پوشش میدهند و به همین دلیل شامل ماژولهای متنوعی است که هر کدام بخشهایی از فرایندها یا فعالیتهای یک سازمان را در برمی گیرند.
اصلی ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته اولیه و اساسی این سیستمها است. در این بخش عملیاتهای مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامههای دریافتی تا تهیه پیشنویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامههای ارسالی انجام میشود. در این بخش از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده میشود.
نامهها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمانها در قالب فرمهای اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا میکنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه شده است که به نام «فرمساز و موتور گردش فرم» شناخته میشود. این بخش وظیفه طراحی انواع فرمهای سازمانی و گردش آنها را در قالب جریانهای کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرمها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری مدیریت میشوند.
برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آنها و نگهداری مستندات مربوط به آنها از جمله مهمترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار میآید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص میدهد. یکی از بخشهای سیستمهای اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آنها اختصاص مییابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیتها و پروژهها و غیره است.
با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آنها وجود دارد. بسیاری از سیستمهای اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم میکنند.
فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکههای کامپیوتری، موجب شده است دولتها و سازمانها به منظور کاهش هزینههای ایاب و ذهاب و افزایش رضایتمندی و تسریع در ارائه خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند. برای پاسخ به این الزام سازمانها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه شده است تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.
سیستمهای اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمانها و نوع دسترسی به آنها تنوع یافتهاند. برخی از آنها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر تحت وب میباشند. در سیستمهای اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمتهایی از نرمافزار که اهمیت ویژهای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته میشود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت. از جمله آنها میتوان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان میتوانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامهها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آنها را به روز نمایید.
بخشهای دیگری نیز به تدریج به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام از آنها جهت افزایش مکانیزاسیون کارها در سازمان و تسهیل ارائه خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شدهاند:
سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم، ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به صورت الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم میکند. سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرمهای سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینهٔ جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم میکند. مجموعه این امکانات با بهرهگیری از برترین فناوریهای تولید نرمافزار، با کاربری ساده و امنیت بالا ساخته شده است.