قسمت اعظم دارایی جاری در غالب موسسات شامل موجودی نقد ، مطالبات و موجودی کالا می باشد .از این سه نوع دارایی ، غالبا حجم موجودی کالا بیشتر از دو نوع دیگر می باشد و گاهی نیز مجموع موجودی نقدی و مطالبات فقط قسمت کوچکی از جمع دارایی جاری را تشکیل می دهد . به این ترتیب هر نوع اشتباه در موجودی برداری کالا و ارزیابی موجودی کالا و ارزیابی آن در یک سازمان موجب اشتباهات موثری در تعیین میزان دارایی و قیمت تمام شده کالای فروخته شده و سود یا زیان ویژه می شود،به عبارت دیگر باعث تغییرات عمده در اقلام مندرج در صورت حسابها می گردد . بعلاوه چون موجودی کالای پایان دوره هر دوره مالی عبارت از موجودی کالای ابتدای دوره مالی بعد می باشد ، اشتباه در محاسبه آن موجب اشتباه در اقلام مندرج در صورت حسابهای سنوات بعد می گردد.
در سیستم ثبت دائمی، سوابق و مدارک موجودیها به طور منظم و دائمی نگهداری و کلیه اقلام خرید و فروش کالا به ترتیب تاریخ در کارت موجودی کالا ثبت میگردد.
در سیستم ثبت ادواری، مقادیر موجودی کالا در یک تاریخ معین (معمولاً پایان سال) شمارش شده و سپس با استفاده از یک روش قیمت گذاری کالا (FIFO، LIFO، میانگین موزون یا روش شناسایی ویژه) نسبت به تعیین ارزش موجودی کالای پایان دوره اقدام میشود.این طریقه بنام روش اولین صادره از آخرین وارده شناخته میشود. در این روش برخلاف روش FIFO فرض بر این است که نخستین فروش های دوره مالی از آخرین خریدها بعمل آمده و موجودی کالا در پایان دوره مالی ، یا تاریخ ارزیابی ، از موجودی ابتدای دوره مالی و اولین خریدهای دوره مالی تشکیل شده است .در این روش قیمت تمام شده کالاهای خریداری شده در طی دوره مالی فقط در صورتی در ارزیابی موجودی کالا در پایان دوره موثر است که مقدار موجودی در پایان دوره بیش از ابتدای دوره باشد که در این صورت نیز فقط نخستین خریدها در محاسبه قیمت تمام شده موجودی کالای پایان دوره موثر واقع میشود.در غیر اینصورت یعنی چنانچه موجودی در پایان دوره بیش از موجودی ابتدای دوره نباشد مبنای ارزیابی موجودی کالا در پایان دوره مالی همان قیمت تمام شده کالای موجود در ابتدای دوره خواهد بود. دراین روش که به روش لایفو معروف است فرض بر این است که آخرین کالای خریداری شده زودتر از انبار خارج می شود و آنچه در پایان دوره باقی می ماند از بین کالاهای اول دوره است . اگر مثال قبل را دوباره تکرار کنیم قیمت ۵۰۰ عدد موجودی کالای شرکت بازرگانی در پایان دوره با توجه به اطلاعات قبل به صورت زیر محاسبه می شود : تعداد نرخ ----------- ----------- موجودی کالای اول سال ۲۰۰ ۳۰۰ خرید اول ۲۵۰ ۳۲۰ خرید دوم ۳۰۰ ۳۳۰ خرید سوم ۲۵۰ ۳۵۰
قیمت تعداد ۲۰۰ عدد از کل کالای باقیمانده ۶۰٫۰۰۰ = ۲۰۰*۳۰۰ قیمت تعداد ۲۵۰ عدد از کل کالای باقیمانده ۸۰٫۰۰۰ = ۲۵۰*۳۲۰ قیمت تعداد ۵۰ عدد از کل کالای باقیمانده ۱۶٫۵۰۰ = ۵۰*۳۳۰ ---------- قیمت ۵۰۰ عدد کالای باقیمانده در پایان دوره ۱۵۶٫۵۰۰ به عبارت دیگر از کل موجودی کالای ابتدای سال و خرید های انجام شده در طی سال تعداد ۲۰۰ عدد از موجودی کالای اول سال و ۲۵۰ از خرید اول و ۵۰ عدد از خرید دوم باقیمانده و بقیه فروخته شده است و با ضرب این تعداد کالای باقیمانده در نرخهای خرید مربوط به هرکدام قیمت کالای باقیمانده در آخر سال بدست می آید .این روش برای تعیین قیمت تمام شده آخر دوره کالاهایی به کار می رود که بهای تمام شده هر واحد آن را بتوان به تنهایی بدست آورد. مثلآ اگر یک نمایشگاه اتومبیل را در نظر بگیرید ، در پایان سال می توانیم به آسانی مشخص کنیم اتومبیل های باقیمانده به چه قیمتی خریداری شده اند . نکته مهم این است که از این روش عمدتآ در موسساتی که تعداد کالاهای آنها محدود و کاملآ متمایز از یکدیگرند استفاده می شود . برای درک بهتر این موضوع مثال زیر را با هم بررسی می کنیم :
مثال ) در موسسه تجاری امیدان موجودی کالاهای پایان دوره به شرح زیر است :ادامه دارد ....