تصویب و ابلاغ آییننامه چگونگی نگهداری و تحریر دفاتر قانونی یکی از مهمترین تغییرات براساس اصلاحیه قانون مالیات های مستقیم است که در آن قانونگذار با عنایت به قسمت اخیر ماده (۹۵) اصلاحی مصوب ۹۴/۰۴/۳۱ قانون در آییننامه اجرایی مربوطه، نحوه گروهبندی صاحبان مشاغل، نوع دفاتر، اسناد و مدارک و روشهای نگهداری آنها اعم از ماشینی (مکانیزه) و دستی و نمونه اظهارنامه مالیاتی و نحوه ارائه آنها برای رسیدگی و سایر موارد را تعیین نمودهاست که در این بخش از مجموعه دانستنیها جهت اطلاع بهاختصار بدانها اشاره میشود.
بهموجب ماده (۲) آئیننامه اجرایی ماده (۹۵) قانون مالیاتها صاحبان مشاغل براساس شاخصها و معیارهایی از قبیل نوع و یا حجم فعالیت به شرح ذیل گروهبندی میشوند.
مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل یا ده برابر درآمد مشمول مالیات قطعی شده (قبل از کسر معافیت) طبق آخرین برگ مالیات قطعی (مجموع اصلی و متمم) عملکرد سال ۱۳۹۱ و به بعد که تا تاریخ پایان دیماه سال قبل از شروع سال مالیاتی ابلاغ شده باشد، هرکدام بیشتر از مبلغ سی میلیارد ریال باشد.
مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل یا ده برابر درآمد مشمول مالیات قطعی شده (قبل از کسر معافیت) طبق آخرین برگ مالیات قطعی (مجموع اصلی و متمم) عملکرد سال ۱۳۹۱ و به بعد که تا تاریخ پایان دیماه سال قبل از شروع سال مالیاتی ابلاغ شده باشد. هرکدام بیشتر از مبلغ ده میلیارد و تا سی میلیارد ریال باشد.
مؤدیانی که در گروههای اول و دوم قرار نمیگیرند، جز گروه سوم محسوب میشوند.در مواردی که صرفاً ارائه خدمات باشد، ۵۰درصد مبالغ تعیینشده ملاک عمل میباشد.در مشارکت مدنی جمع مبلغ فروش کالا و خدمات و یا درآمد مشمول مالیات قطعی شده کلیه شرکاء ملاک عمل میباشد.مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل بر اساس فعالیت مؤدی در سال قبل میباشد.
ب- نوع فعالیت:
اشخاص ذیل فارغ از حجم فعالیت ازلحاظ انجام تکالیف موضوع آییننامه مذکور جزء مودیان گروه اول محسوب میشوند.
همچنین مؤدیان مالیاتی که در هر گروه قرار میگیرند تا سه سال بعد، ازنظر انجام تکالیف قانونی در طبقات پایینتر قرار نخواهند گرفت. ذکر این نکته ضروری است که در دو سال اول شروع فعالیت صاحبان مشاغل بهاستثناء مؤدیانی که بر اساس نوع فعالیت در گروه اول قرار میگیرند، انتخاب گروه و انجام تکالیف قانونی مربوط به انتخاب مؤدی خواهد بود. ضمناً صاحبان مشاغلی که در گروههای دوم یا سوم قرار میگیرند، میتوانند در هرسال مالیاتی نسبت به انجام تکالیف گروه بالاتراقدام نمایند. در این صورت مکلف به رعایت مقررات مربوط خواهند بود.
فرم اظهارنامههای مالیاتی برای صاحبان مشاغل گروههای مختلف معمولاً اطلاعات هویتی اشخاص مذکور را شامل میشود که ازجمله میتوان به اطلاعات هویتی و مکانی، مجوزهای فعالیت اقتصادی، درآمد مشمول مالیات، معافیتهای قانونی، موجودی مواد و کالا در اول و پایان دوره، صورتحساب سود و زیان ترازنامه، واردات و صادرات کالا و خدمات، اطلاعات شرکاء، اطلاعات حسابهای بانکی مربوط به فعالیت شغلی، صورت درآمد و هزینه (اطلاعات خریدوفروش کالا و خدمات و هزینههای مربوط) اطلاعات اموال و دارائیها مربوط به فعالیت شغل خلاصه درآمد و هزینه (اطلاعات خریدوفروش کالاو خدمات و هزینههای مربوط)
بهموجب ماده (۴) آییننامه مذکور صاحبان مشاغل مکلفند اظهارنامه مالیاتی خود را برای هرسال مالیاتی (بهصورت انفرادی یا مشارکت) تا پایان خردادماه سال بعد بهصورت الکترونیکی از طریق درگاههای الکترونیکی سازمان (WWW.TAX.GOV.IR) تسلیم نمایند.
همچنین سازمان میتواند در مواردی که مقتضی بداند تسلیم اظهارنامه غیر الکترونیکی را بپذیرد. گفتنی است مودیان میتوانند بهموجب ماده (۱۷۸) قانون مالیاتها، اظهارنامههای خویش را از طریق پست، به ادارات امور مالیاتی تسلیم نمایند.
انواع دفاتر قانونی بهموجب آییننامه مذکور بهقرار ذیل قابل طبقهبندی میباشند.
بهموجب ماده (۶) آییننامه مذکور وظایف صاحبان مشاغل ازلحاظ نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک برای گروههای مختلف، متفاوت بوده که در ذیل بدانها اشاره میگردد.
الف- صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار میگیرند و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) متکی به اسناد و مدارک با رعایت موارد زیر میباشند:
۱- رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.
۲- مؤدیانی که دفاتر دستی نگهداری مینمایند، مکلفند برای هرسال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذیربط ثبت شده استفاده نمایند. در مواردی که دفاتر ثبت شده مذکور در هرسال برای ثبت عملیات مالی مودیان تا پایان سال مالیاتی کفایت ننماید، مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال میباشند.
۳- مودیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی (نرمافزار) جهت ثبت رویدادهای مالی خود، مکلفند از نرمافزارهای مورد قبول که دارای ویژگیها، معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد استفاده نمایند. سازمان موظف است ویژگیها، معیارها و ضوابط که نرمافزار باید دارا باشد را اعلان عمومی کند.
۱-۳- استفاده از نرمافزارهای قبلی تا مدت سه سال از لازمالاجرا شدن اصلاحیه قانون (۱/۱/۱۳۹۵) مجاز خواهد بود. استفاده از نرمافزارهای مذکور بعد از مهلت فوقالذکر منوط به مطابقت آن با ویژگیها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است. مودیان مکلفند تا قبل از مطابقت نرمافزار مورد استفاده با ویژگیها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان، حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشینهای الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند. در اجرای این بند، سازمان میتواند بهمنظور بررسی انجام وظایف محوله از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیردولتی استفاده نماید.
۴- نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.
۵- اشتباه در شمارهگذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذیربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهدکرد.
۶- نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) در دفاتر دستی ممنوع است.
۷- دفاتر و اسناد حسابداری میبایست بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد.
۸- در مواردی که دفاتر موضوع این آئیننامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مؤدی از دسترس مؤدی خارج شود صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تأخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهدکرد.
۹- تأخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتأسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود.
۱۰- اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روشهای حسابداری مورد عمل، خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را درصورتیکه دارای دفاتر ثبت شده باشند، لااقل سالی یکبار (تا قبل از بستن حسابها) و در غیر این صورت عملیات هرماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.
۱۱- ثبت دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ ثبت هیچگونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد، مجاز است.
۱۲- ارائه دفاتر سفید و نانویس در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب میشود.
۱۳- مؤدیان مکلف به نگهداری دفاتر، باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ارائه نمایند. در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک بهصورت ماشینی، اطلاعات باید به همان قالبی (فرمتی) که تولید، ارسال یا دریافت شده، نگهداری شود.
ب- صاحبان مشاغلی که در گروه دوم قرار میگیرند مکلفند برای هرسال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا، خدمات و دارایی و سایر اسناد هزینههای انجامشده را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هر یک از رویدادهای مالی نگهداری و صورت درآمد و هزینه خود را ماهانه به شرح فرم مربوطه تنظیم نمایند.
پ– صاحبان مشاغلی که در گروه سوم قرار میگیرند مکلفند برای هرسال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا و خدمات و سایر اسناد هزینههای انجامشده را نگهداری و خلاصه درآمد و هزینه سالانه خود را به شرح فرم مربوطه تنظیم نمایند.
ت- مؤدیانی که رویدادهای مالی خود را بهصورت ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) ثبت و نگهداری مینمایند (بهاستثنای مودیان گروه اول)، نیازی به ارائه دفاتر بهصورت دستی ندارند. نگهداری اسناد و مدارک حساب بهصورت ماشینی یا دستی الزامی است.
همچنین بهموجب ماده (۷) آییننامه ماده (۹۵) قانون مالیاتها صاحبان مشاغلی که نسبت به نصب و استفاده از سامانه صندوق فروش (صندوق مکانیزه فروش) اقدام مینمایند در صورت رعایت آییننامه اجرائی موضوع تبصره (۲) ماده (۱۶۹) قانون مالیاتها در نگهداری و ارائه اطلاعات مربوط، تکلیفی برای نگهداری دفاتر موضوع آییننامه مذکور نخواهد داشت.
صاحبان مشاغل بهموجب ماده (۸) آییننامه اجرایی باید در موارد فروش کالا و یا ارائه خدمات صورتحساب نوع اول یا دوم حسب مورد به شرح زیر صادر و نگهداری نمایند.
۱- صورتحساب نوع اول باید دارای شماره سریال چاپی یا ماشینی حسب مورد، تاریخ و حداقل در برگیرنده اطلاعات هویتی شامل نام، نام خانوادگی یا نام شخص حقوقی، شماره اقتصادی، نشانی کامل و کد پستی فروشنده و خریدار و مشخصات کالا یا خدمات ارائهشده، مقدار و مبلغ آن باشد. تبصره: در صورت فروش به مصرفکننده نهایی درج مشخصات خریدار ازنظر این آییننامه الزامی نمیباشد.
۲- صورتحساب نوع دوم که صرفاً در موارد استفاده از سامانه صندوق فروش (صندوق ماشینی (مکانیزه) فروش) صادر میشود باید دارای شماره سریال ماشینی، تاریخ و حداقل دربرگیرنده اطلاعات هویتی شامل نام، نام خانوادگی یا نام شخص حقوقی، شماره اقتصادی، نشانی کامل و کد پستی فروشنده و مشخصات کالا یا خدمات ارائهشده، مقدار و مبلغ آن باشد. در مورد بندهای ۱ و ۲ فوق تا زمانی که شماره اقتصادی صادر نشده است درج شماره یا شناسه ملی در صورتحساب الزامی است.
صاحبان مشاغل علاوه بر موارد فوق نکات ذیل را نیز میبایست رعایت نمایند.
صاحبان مشاغل میبایست بهموجب ماده (۱۵) آییننامه مذکور دفاتر و اسناد و مدارک را با درخواست کتبی اداره امور مالیاتی و یا گروه رسیدگی در روز و محل تعیینشده در برگ درخواست به اداره امور مالیاتی تحویل و توسط اداره مذکور صورتمجلس گردد.
بهموجب ماده (۱۶) آییننامه فوق تخلف صاحبان مشاغل از تکالیف مقرر در موارد زیر موجب رد دفاتر میباشد.
تبصره: در مورد بند ۸ این ماده چنانچه سفید ماندن برای ثبت تراز افتتاحی باشد موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هرروز یا هرهفته یا هرماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمیآورد.
هیات سهنفری حسابرسان موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیاتهای مستقیم (اصلاحیه مورخ ۲۷/۱۱/۱۳۸۰)، درصورتیکه با توجه به دلایل توجیهی مؤدی و نحوه تحریر دفاتر و رعایت استانداردهای حسابداری و درجه اهمیت ایرادات مطروحه از سوی اداره امور مالیاتی و رعایت واقعیت امر، احراز نمایند که ایرادات مزبور به اعتبار دفاتر خللی وارد نمینماید، مکلف است نظر خود را مبنی بر قبولی دفاتر و اسناد و مدارک اعلام نمایند. (ماده ۱۷)