حسابداری دریافت و پرداخت به تمامی عملیاتی اطلاق می شود که در آن حسابهای بانکی ،صندوق ها و تنخواه گردان های مربوط به کسب و کار در آن درگیر بوده و یا به نوعی مورد استفاده قرار می گیرد.در واقع ما در حسابداری دریافت و پرداخت یک طرف آن حسابهای بانکی،صندوق ها و تنخواه گردان ها را داریم.تمامی ورودی ها و خروجی های مربوط به اینها در حسابداری دریافت و پرداخت مدیریت می شود و ثبت و ضبط می گردد.هر کدام از آیتم های حسابهای بانکی،صندوق ها و تنخواه گردان دارایی عملیات دریافت و پرداخت متفاوتی می باشند و باید به این عملیات و حسابداری آنها آشنا باشیم که در ادامه بیشتر به آنها خواهیم پرداخت.
تمامی حساب های بانکی که در سازمان کار شما وجود دارد باید در این بخش نگهداری گردند.همچنین تمامی صندوق هایی که در واحدهای تابعه شما وجود دارند نیز در حسابداری دریافت و پرداخت ثبت و ضبط می شوند.
در ادامه به صورت مفصل عملیات دریافت و پرداختی هر کدام از این تفصیلی های پرکاربرد را بیان خواهیم کرد.
حسابهای بانکی شما باید با جزئیات تمام در خزانه داری یا واحد دریافت و پرداخت نگهداری شود.اطلاعات بانک با نام بانک و شعبه آن،شماره حساب،نام صاحب حساب یا افتتاح کننده حساب،نوع حساب و شرایط برداشت باید در این اطلاعات باید نگهداری گردد.پس ما از این اطلاعات به عنوان اطلاعات پایه دریافت و پرداخت برای ثبت تمامی رویدادهای حسابداری مرتبط با واحد دریافت و پرداخت نیاز داریم.
چه زمانی از حساب بانکی استفاده می کنیم؟ما زمانی از حساب بانکی استفاده می کنیم که اتفاقات زیر روی داده باشد:با رویدادهای فوق حسابداری دریافت و پرداخت درگیر ماجرا شده و از آن استفاده می گردد.هر کدام از رویدادهای حسابداری فوق دارای سند حسابداری است و ما باید ثبت های حسابداری مربوطه را از طریق اطلاعات دریافت و پرداخت صادر و به واحد حسابداری ارسال نمائیم.ثبت های مربوط به هرکدام از رویدادهای دریافت و پرداخت به شرح زیر می باشد:
اگر یک واریزی به حساب بانکی شما صورت بگیرد باید منبع آن را مشخص نمائید.منبع یعنی اینکه مبلغ واریزی بابت چه چیزی بوده است.اگر واریزی بابت فروش کالا یا خدمات بوده است ثبت زیر برای آن صادر میگردد:
موجودی بانکهای ریالی به تفکیک حساب بانکی بدهکار / حسابهای دریافتنی به تفکیک مشتری بستانکار
پس با واریز حساب بانکی حساب موجودی بانک های ریالی بدهکار می گردد. برای حساب بستانکار یا مقابل موجودی حساب های بانکی شما باید به بابت واریز دقت نمائید.هماطور که در بالا اشاره شد یکی از عملیات مربوط به حساب بانکی برداشت از حساب بانکی است که دارای سند حسابداری است و ما از آن در حسابداری دریافت و پرداخت استفاده میکنیم و ثبت حسابداری آن به شرح زیر می باشد:
بابت هزینه به تفکیک مرکز هزینه بدهکار / موجودی بانک های ریالی به تفکیک حساب بانکی بستانکاردر این رویداد برای جبران تعهدات کسب و کار، از چک های کوتاه مدت و بلندمدت استفاده می شود و چون این چک قرار هست از یک حساب بانکی پرداخت گردد جزو عملیات حسابداری دریافت و پرداخت می باشد و ثبت حسابداری آن به شرح زیر می باشد:
بابت هزینه به تفکیک مرکز هزینه بدهکار / اسنادپرداختنی(کوتاه مدت یا بلندمدت) به تفکیک حساب بانکی بستانکار
این رویداد زمانی اتفاق میفتد که ما یک چکی از مشتری دریافت کنیم و در زمان سررسید چک بخواهیم آن را به حساب بانکی خود واگذار نمائیم.در این صورت ما باید آن را در دفتر چک مربوط ثبت کرده و برای این عملیات دریافت و پرداخت، سند حسابداری صادر کنیم که ثبت های حسابداری آن به شرح زیر می باشد:
اسناد در جریان وصول به تفکیک حساب بانکی بدهکار / اسناد دریافتنی به تفکیک طرف مقابل بستانکار
البته در برخی از شرکت ها به جای اسناد دریافتنی از سرفصل حساب چک های دریافتنی نزد صندوق هم استفاده می شود که تفاوتی نمی کند.همچنین اسناد تجاری و غیرتجاری هم با توجه نوع رویداد حسابداری ،قابل استفاده می باشد.
در صورتی که چک واگذار شده به بانک وصول شود یعنی مبلغ تعیین شده در آن به حساب بانکی واریز گردد در این صورت ثبت های زیر صادر می گردد: موجودی بانک های ریالی به تفکیک حساب بانکی بدهکار / اسناد در جریان وصول به تفکیک حسابهای بانکی بستانکاردر صورتی که چک واگذار شده به بانک واخواست شود یا اینکه برگشت بخورد در این صورت ثبت های زیر صادر می گردد:
اسناد واخواست شده به تفکیک طرف مقابل بدهکار / اسناد در جریان وصول به تفکیک حسابهای بانکی بستانکارچهار رویداد مهم مربوط به حسابهای بانکی را شرح دادیم هر چند رویدادهای دیگری هم برای حسابهای بانکی وجود دارد همانند دریافت تسهیلات،ضمانت نامه های بانکی که زیاد تفاوت نداشته و ما به همین رویدادها بسنده می کنیم.
تفصیلی صندوق هم دارای عملیات حسابداری دریافت و پرداخت است و نیاز هست تا به این عملیات حسابداری آشنا باشیم.مهترین منشا این عملیات به شرح زیر می باشد:
تمامی مبالغی که بصورت نقد به واحد دریافت و پرداخت تحویل داده می شود مربوط به عملیات حسابداری دریافت و پرداخت بوده و ثبت های حسابداری آن به شرح زیر می باشد:
صندوق ریالی به تفکیک صندوق بدهکار / بابت وجه نقد به تفکیک طرف مقابل بستانکاردر این قسمت بابت وجه نقد همان عامل تحویل وجه نقد می باشد.مثلا ممکن هست وجه نقد ناشی از فروش کالا یا خدمات باشد یا ناشی از استرداد تنخواه گردان شرکت و یا هزینه های شرکت.بنابراین باید عامل ایجاد وجه نقد شناسایی شده و سپس بستانکار گردد.
در این رویداد ما چکی را از طرف حساب های خود دریافت کرده و در صندوق شرکت نگهداری می کنیم.این یک عملیات حسابداری دریافت و پرداخت بوده و باید برای آن ثبت حسابداری صورت گیرد.ثبت حسابداری مربوط به دریافت چک به شرح زیر باید در دفاتر حسابداری شرکت صادر گردد:
چک های دریافتنی نزد صندوق(اسناد دریافتنی) به تفکیک طرف مقابل بدهکار / حسابهای دریافتنی(یا هر حساب دیگری) به تفکیک طرف مقابل بستانکارهمان طور که مشاهده می نمائید این رویداد حسابداری دارای سند حسابداری است و مرتبط با واحد دریافت و پرداخت می باشد و خزانه دار شرکت باید آمار و اطلاعات این نوع اسناد را داشته باشد.
خرج کردن چک دریافتی هم یک نوع عملیات حسابداری دریافت و پرداخت هست و نیاز هست برای آن سند حسابداری صادر گردد و یکی از ثبت های متداول حسابداری می باشد و لازم هست به آن تسلط داشته باشید.
یکی دیگر از رویدادهای حسابداری مرتبط به دریافت و پرداخت، پرداخت وجه نقد از صندوق می باشد.معمولا برای پرداخت های کوچک از وجه نقد صندوق استفاده می شود.مثلا برای پرداخت کرایه آژانس از موجودی نقد در صندوق استفاده می شود.یا اینکه برای پرداخت هزینه های پذیرایی از موجودی نقد صندوق استفاده می شود.چون موجودی نقد نزد صندوق زیاد نیست بنابراین خیلی برای پرداخت های بزرگ نمی توان از آن استفاده کرد.
توجه داشته باشید وجوه نقد نزد صندوق اگر به ارقام معناداری برسد،باید آن را به حساب بانکی منتقل نمائیم .در واقع به حساب بانکی واریز کنیم از این رو این هم یک رویداد حسابداری است برای صندوق و حساب بانکی.برای صندوق جزو پرداخت وجه نقد محسوب شده و برای حساب بانکی جزو دریافت وجه نقد می باشد.
عملیات حسابداری دریافت و پرداخت مربوط به پرداخت وجه نقد از طریق صندوق در صورتی که مربوط به هزینه ها باشد به شرح زیر می باشد: هزینه(مربوطه) به تفکیک مرکز بدهکار / صندوق ریالی/ارزی به تفکیک صندوق بستانکار در صورتی که پرداخت وجه نقد بابت واریز به حساب های بانکی باشد در این صورت ثبت های حسابداری زیر صادر میگردد: موجودی بانکهای ریالی به تفکیک حساب بانکی بدهکار / صندوق ریالی/ارزی به تفکیک صندوق بستانکار رویدادهای فوق هم جزو متداولترین ثبت های حسابداری است و یادگیری این ثبت ها می تواند در موفقیت شما در حسابداری دریافت و پرداخت به شما کمک می کند.اگر شما چکی را به طرف حسابها پرداخت کرده اید یا اینکه از آنها دریافت نموده اید، به هر دلیلی به شما عودت داده شود،در این صورت رویداد حسابداری بوده و در عملیات حسابداری دریافت و پرداخت برای آنها ثبت حسابداری وجود دارد و باید در دفاتر حسابداری شرکت ثبت و ضبط گردند.
ثبت های حسابداری مربوط به استرداد چک های پرداختی به شرح زیر می باشد:
حسابهای پرداختنی به تفکیک طرف مقابل بدهکار / اسنادپرداختنی به تفکیک حساب بانکی بستانکار ثبت های حسابداری مربوط به استرداد چک های دریافتنی به شرح زیر می باشد: حسابهای دریافتنی به تفکیک طرف مقابل بدهکار / چک های دریافتنی نزد صندوق به تفکیک حساب بانکی بستانکار پس اگر شما در واحد دریافت و پرداخت مشغول به فعالیت می باشید باید به این مطالب تسلط کافی داشته باشید.ذکر این نکته ضروری هست که استرداد چک عمدتا به دلیل عدم تامین موجودی توسط صادرکننده چک و یا اشکال در محتوای چک صادر شده مسترد می گردد و معمولا هم چک جایگزین دریافت یا پرداخت می شود و یا اینکه معادل مبلغ چک ،وجه نقد داده می شود.
دریافت و پرداخت یکی از مهمترین واحدهای حسابداری است و عملیات حسابداری بسیار زیادی دارد که در این پست ما بخش هایی از عملیات حسابداری دریافت و پرداخت را مورد آنالیز و بررسی قرار داده ایم و لازم هست که شما هم فعالیت داشته باشید و سایر عملیات حسابداری مرتبط با واحد دریافت و پرداخت را شناسایی و ثبت های حسابداری آنها را یادداشت نمائید.