عملیات حسابداری عموما در دو مقطع انجام میشود:
به ترازنامه ای که در آن همه اتفاقات و رویداد های مالی یک موسسه با تمام جزئیات با انتقال از دفتر کل ثبت شده باشند گفته میشود.به عبارتی دیگر تراز نامه ای که علاوه بر دارایی ها و بدهی ها و سرمایه دارای تمام هزینه های طی دوره مالی و درآمد موسسه و برداشت صاحب موسسه میباشد.
*باید جمع دو طرف بدهکار و بستانکار ترازآزمایشی با هم برابر باشند.
برای تهیه صورت سود و زیان ابتدا مجموع درآمد را از تراز اصلاح نشده نوشته و هزینه ها را از آن کسر می کتیم.
حسابها از نظر انتقال یا عدم انتقال مانده آنها به دوره مالی بعد به دودسته تقسیم میشوند:
الف : حسابهای دائمی ب : حسابهای موقت
در پایان سال مالی باید حسابهای موقت بسته شوند و برای این کار باید از چهار مرحله عبور کنیم.همچنین برای بستن حسابهای موقت از یک حساب واسطه به نام حساب خلاصه سود و زیان استفاده میکنیم.
مرحله اول : حساب درآمد را بدهکار میکنیم و حساب خلاصه سود و زیان را معادل حساب درآمد بستانکار میکنیم.یعنی برعکس اول دروه که ماهییت درآمد بستانکار میباشد در پایان سال برای بستن آن ماهیت آن را تغییر داده و بدهکار میکنیم.
مرحله دوم : تک تک حسابهای هزینه را بستانکار میکنیم و در مقابل حساب خلاصه سود و زیان را معادل جمع همه هزینه هاست بدهکار میکنیم.یعنی هزینه هایی که در اول دوره بدهکار بودند در هنگام بستن حسابها باید بستانکار شوند.
مرحله سوم : پس از مانده گیری از حساب خلاصه سود وزیان به ماهیت مانده آن توجه میکنیم و باز هم مثل مراحل قبل ماهیت آنرا برعکس میکنیم.
نکته مهم : برای ادامه بستن حساب در مراحل سه و چهار از یک حساب واسطه دیگر استفاده میکنیم برای این منظور از حساب سرمایه استفاده می کنیم. حساب خلاصه سود وزیان را بدهکار و در مقابل حساب واسطه سرمایه را بستانکار میکنیم.
مرحله چهارم : این بار حساب برداشت را به کمک حساب سرمایه میبندیم. برای این منظورحساب برداشت را تغییر ماهیت داده ودر بستانکار مینویسیم ودر مقابل حساب سرمایه را معادل جمع حساب برداشت بدهکار میکنیم. با بستن حساب برداشت کار بستن حسابها به پایان میرسد و وارد مرحله تهیه تراز اختتامیه (اصلاح شده ) میشویم
ترازآزمایشی را که پس ازبستن حسابهای موقت تهیه می شود و فقط شامل حسابهای دائمی میباشد را ترازآزمایشی اختتامی می نامند
برای تهیه صورت تغییرات سرمایه باید مانده سرمایه اول دوره را با سرمایه گذاری مجدد و همچنین با سود خالص دوره
جمع کنیم و از مجموع این مقدار برداشت صاحب موسسه را کسر کنیم مقدار بدست آمده نشان دهنده مانده حساب سرمایه در پایان دوره می باشد.
حسابهای دائمی مندرج در ترازنامه را با حساب تراز اختتامیه می بندیم یعنی حساب دارائیهارا بستانکار نموده وتراز اختتامیه را بدهکار می کنیم وبرای بستن و انتقال سرمایه وبدهی آنهارا بدهکار وتراز اختتامیه را بستانکار می نمائیم.