حسابهای تفصیلی برای اخذ گزارشات جزئی تر در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم مورد استفاده قرار می گیرد.در اغلب موارد سه س طح گروه، کل و معین برای ثبت و گزارشگری یک رویداد مالی کافی نیستند؛ به عنوان مثال رویدادی را تصور کنید که در آن، کالا یا خدمتی به صورت نسیه به مشتری عرضه شده است؛ طبیعتا این مبلغ در گروه دارایی های جاری، حساب كل "حسابها و اسناد دریافتنی“ و معین "حساب های دریافتنی» ثبت می شود. همانطور که مشاهده می شود، اگرچه با این طبقه بندی مقاصد گزارشگری مالی در سطح صورتهای مالی تامین شده است ولی اطلاعی از طرف حسابی که این مبلغ باید به حسابش منظور شود وجود ندارد. به عبارت دیگر نمی دانیم این مبلغ را از چه شخصی طلب داریم.
برای افشای بیشتر اطلاعات در یادداشتهای همراه، همچنین به منظور تحقق اهداف گزارشگری درون سازمانی (حسابداری مدیریت نیازمند بیان توضیحات اضافی بیش از سه سطح اصلی حسابها هستیم. به این سطوح که اطلاعات بیشتری را از یک رویداد ثبت می کنند، تفصیل گفته میشود. کد حساب های تفصیلی، از حساب های اصلی کاملا مستقل و به صورت جداگانه در سیستم تعریف می گردد؛ درواقع این فصل مفهوم ویژگی شناور بودن تفصیلی می باشد.
امکان صدور سند در سطح تفصیلی تنها برای معینهایی امکان پذیر است که ویژگی تفصیل پذیر برای آنها انتخاب شده باشد. انواع مختلفی از حساب های تفصیلی در سیستم وجود دارد که از مهم ترین آنها می توان موارد زیر را نام برد:
به اشخاص حقیقی (افراد) و حقوقی (شرکتها) که به هر نحوی اطلاعاتی از آنها در سیستم ثبت می گردد، طرف حساب گفته می شود. طرف حسابها بر اساس نوع ارتباطی که با شرکت دارند می توانند مشتری،تامین کننده،واسط و یا کارمند باشند.
برای تعریف طرف حساب در نرم افزار سپیدار، از منوی سمت راست وارد قسمت شرکت شده و از قسمت عملیات "طرف مقابل جدید" را انتخاب نمائید.در تصویر زیر این مسیر نمایش داده شده است:
در فرم تعريف طرف حساب نوع شخصیت را حقیقی یا حقوقی تعریف کنید و با توجه به نوع شخصیت طرف حساب، نام و نام خانوادگی را وارد کنید. با توجه به نقش طرف حساب، می توانید برای طرف حساب تعریف شده گزینه مشتری، تامین کننده یا واسط را فعال کنید. همچنین می توانید سایر اطلاعات را برای طرف حساب ثبت نمایید.
برای تکمیل فرم به نکات زیر توجه داشته باشید:
♦اگر تعیین کد تفصیلی در روش شماره گذاری به صورت خود کار باشد، گزینه "كد تفصیلی" غیرفعال بوده و نمی توانید در آن اطلاعاتی وارد کنید .
♦اگر تعیین کد تفصیلی در روش شماره گذاری به صورت دستی باشد، گزینه "كد تفصیلی" فعال بوده و می توانید در آن اطلاعاتی وارد کنید. همچنین اگر اطلاعاتی وارد نکنید، سیستم بر اساس روال خود کار، یک تفصیلی به آن شخص حقیقی یا حقوقی اختصاص می دهد.
♦اطلاعات "كد تفصیلی" نمیتواند تکراری بوده و همچنین نمی تواند خارج از محدوده تعیین شده در روش شماره گذاری تعیین شده برای تفصیلی طرف مقابل باشد.
توجه داشته باشید در صورتی که طرف حسابهای شما مودی مالیاتی هستند حتما باید در این فرم اطلاعات زیر را تکمیل نمائید.از اطلاعات این فرم در گزارش خرید و فروش فصلی و ارزش افزوده استفاده می گردد.جزئیات اطلاعات اشخاص حقیقی به شرح زیر می باشد:
جزئیات اطلاعات مورد نیاز برای اشخاص حقوقی به شرح زیر می باشد:
♦در صورتی که گزینه فعال برای طرف حسابی غیرفعال شود، آن طرف حساب دیگر در سیستم قابل انتخاب نخواهد بود ولی سوابقش وجود داشته و در گزارش ها نمایش داده خواهد شد.
♦درصورتی که گزینه لیست سیاه برای طرف حسابی فعال شود، در هر جای سیستم که انتخاب شود، هشداری مبنی بر قرار گرفتن این طرف حساب در لیست سیاه نمایش داده شده ولی جلوی استفاده از آن گرفته نمی شود.
هر کسب و کاری، متناسب با نوع فعالیتش از مراکز فعالیت متعددی تشکیل شده است. مرکز هزینه به عنوان محلی برای ثبت و نگهداری هزینه های مراکز فعالیت یک شرکت استفاده می شود. ثبت هزینه های مختلف یک شرکت به طور مجزا و با تفکیک اصولی در محاسبه قیمت تمام شده کالا و خدمات تولید شده بسیار مهم است.در نرم افزار سپیدار سیستم شما با استفاده از فرم مرکز هزینه می توانید اطلاعات مراکز فعالیت را در نرم افزار تعریف نمائید.
با توجه به نوع فعالیت های مشابهی که در یک شرکت انجام می شود، مراکز هزینه به سه دسته اصلی تقسیم بندی شده است:
در یک دوره گزارشگری مالی، هزینه های ثبت شده در مراکز خدماتی بر اساس مبانی منطقی بر مراکز تولیدی و اداری سرشکن می شود و سپس هزینه های مراکز تولیدی که شامل هزینه های مستقیم این مراکز بعلاوه هزینه های سهم گرفته از مراکز خدماتی می باشند به قیمت تمام شده بسته و هزینه های مراکز اداری که شامل هزینه های مستقیم مراکز اداری به علاوه هزینه های سهم گرفته از مراکز خدماتی نیاز به عنوان "هزینه های اداری و تشکیلاتی" در صورتهای مالی گزارش می شوند.
برای تعریف مراکز هزینه در نرم افزار سپیدار سیستم مراحل زیر را انجام دهید:
همانطور که در تصویر مشاهده می کنید برای ایجاد مرکز هزینه در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم،از منوی سمت راست گزینه شرکت را انتخاب و سپس بر روی فرم "مرکز هزینه جدید" کلیک نمائید.
در فرم تعریف مرکز هزینه، پس از وارد کردن اطلاعات عنوان، کد تفصیلی (درصورتی که دستی باشد ) و نوع مرکز، اطلاعات را ذخیره و ثبت کنید.در نرم افزارهای سپیدار سیستم برای ذخیره اطلاعات از دکمه های در بالای فرم ها استفاده می گردد.
در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم ما تفصیلی های متنوعی داریم که هر کدام از این تفصیل ها کاربردهای خود را دارند.اگر ما یک تفصیلی داشتیم که در هیچکدام از طبقه بندی تفصیلی ها قابل تعریف نبود می توانیم آن تفصیلی را در تفصیلی سایر تعریف کنیم.
برای تعریف تفصیلی سایر در نرم افزار سپیدار سیستم،باید از منوی سمت راست منوی حسابداری را انتخاب کنیم.بعد از اینکه فرم های موجود در منوی حسابداری به شما نمایش داده شد شما باید فرم تفصیلی سایر جدید را انتخاب نمائید.بعد از اینکه فرم تفصیلی سایر برای شما نمایش داده شد می توانید اطلاعات تفصیلی مورد نظر را وارد نمائید.
لازم هست فیلدهای کد و عنوان را وارد نموده و در نهایت با کلیک بر روی یکی از دکمه های در بالای فرم،اطلاعات وارد شده را در نرم افزار سپیدار سیستم ذخیره نمائید.
در این پست تفصیلی های دیگری هم ذکر شد که در سیستم های مربوطه در آینده آموزش داده خواهند شد.
برای حذف حساب تفصیلی در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم کافی است که از فرم های مبنا،وارد فرم های مربوطه شده و حساب تفصیلی مورد نظر را جستجو و انتخاب کنیم.بعد از انتخاب حساب تفصیلی مودنظر می توانیم آن را حذف نمائیم.
منظور از فرم های مبنا چیست؟فرض کنید که ما بخواهیم یک طرف مقابل را حذف کنیم.برای تعریف طرف مقابل ما چع مسیری را طی کردیم؟ما از منوی شرکت ،فرم تعریف طرف مقابل جدید را انتخاب و طرف مقابل خود را تعریف کرده ایم.حال برای حذف همان تفصیلی کافی است از منوی شرکت و قسمت "لیست" وارد فرم طرف مقابل شده و طرف مقابل مورد نظر خود را انتخاب و بر روی دکمه کلیک نمائیم و بر روی "حذف" کلیک نمائیم .بدین ترتیب طرف مقابل حذف می گردد.
برای حذف مرکز هزینه و تفصیلی سایر هم شما بایستی مراحلی که برای تعریف آنها انجام داده اید را طی نموده و نسبت به حذف آنها اقدام نمائید.
برای ویرایش حساب تفصیلی در نرم افزار سپیدار سیستم کافی است از فهرست همان تفصیلی بر روی دکمه در بالای فرم کلیک نمائید.یا اینکه بر روی ردیف مورد نظر کلیک راست نموده و گزینه ویرایش را انتخاب نمائید.بدین ترتیب امکان ویرایش اطلاعات به شما داده شده و شما می توانید اطلاعات مورد نظر خود را تغییر داده و مجددا فرم را ذخیره نموده و ببندید.