همان گونه که در قسمت صدور سند حسابداری توضیح داده شد، هر سند حسابداری یک شماره سند دارد که می تواند دستی یا خودکار یک شماره به سند اختصاص یابد. کاربرد اصلی شماره سند در مرتب نمودن اسناد بر اساس تاریخ است. به عبارت دیگر اسناد حسابداری باید بر اساس ترتیب وقوع ثبت، شماره گذاری و در دفاتر ثبت شوند. در عمل، در بسیاری از مواقع، تاریخ وقوع رویداد با تاریخ ثبت آن در نرم افزار یکسان نیست. این شرایط زمانی اتفاق می افتد که قصد ثبت رویدادی را به تاریخی در گذشته داشته باشیم. در این حالت قاعدتا باید این سند به عنوان آخرین سند در تاریخ وقوع رویداد شماره بگیرد؛ بنابراین شماره اسناد بعد از آن هم باید تغییر کند. به منظور افزایش در سرعت ثبت و بهبود عملکرد نرم افزار، در لحظه ثبت سند، نرم افزار یک شماره بعد از آخرین سند صادر شده را به سند جدید اختصاص می دهد. در این حالت اسناد به ترتیب تاریخ وقوع شماره گذاری نشده اند. امکان شماره گذاری مجدد، اسناد را به ترتیب تاریخ وقوع مرتب و مجددا به آنها شماره سند اختصاص می دهد.
نحوه شماره گذاری مجدد اسناد در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم به این صورت است که شما از منوی سمت راست وارد قسمت حسابداری شده و از قسمت عملیات،باید فرم شماره گذاری مجدد اسناد را انتخاب نمائید:
پیش از قطعی کردن اسناد،سیستم پس از تائید کاربر بصورت خودکار یک شماره گذاری اسناد را انجام می دهد.
نکته مهم) شماره گذاری اسناد،تنها در اسناد با وضعیت موقت انجام می شود.توجه داشته باشید پس از شماره گذاری اسناد،امکان بازگشت شماره اسناد به شماره های قبل از شماره گذاری وجود ندارد.